Товари та номенклатура в ПРРО Є-Чек: як завести без штрафів

Номенклатура — це ваш список товарів і послуг із цінами, податковими групами та іншими даними. Заводити її не обов’язково для звичайних товарів, але завчасне заведення прибирає помилки в чеку, за які ДПС штрафує на 100–150 % від суми чека. Для підакцизних товарів номенклатура обов’язкова.

Де це працює

Що варто знати з самого початку

Номенклатура синхронізується між усіма пристроями. Створена у веб-версії, вона з’являється на смартфонах і терміналах і доступна всім вашим касирам. І навпаки — створена на смартфоні чи терміналі, підтягується у веб. Синхронізація відбувається автоматично при кожному вході в Є-Чек.

Звичайні товари можна продавати і без номенклатури — через «Товар поза списком» (3.10). Але тоді касир щоразу вручну вписує назву, ціну й податкову групу, а це джерело помилок. Завівши товар заздалегідь, у чек ви вносите лише кількість.

Підакцизні товари — виняток. Їх обов’язково заводять до номенклатури завчасно, додати через «Товар поза списком» не можна (3.9).

Номенклатура доступна навіть без інтернету. Перелік заведених товарів працює офлайн. А «Товар поза списком» — лише за наявності інтернету.

Важливо знати

Помилка в чеку коштує 100–150 % від суми чека. Саме тому назву, податкову групу та інші поля треба заповнювати за правилами — див. 3.3 (назва) і 3.4 (картка товару).

Облік товарів обов’язковий не для всіх, але для багатьох. Від системи оподаткування залежить і потреба вести облік, і те, як писати назву товару. Перевірте, чи стосується це вас — 3.2.

FAQ

Чи обов'язково заводити номенклатуру? Для звичайних товарів — ні, їх можна продавати через «Товар поза списком». Але завчасне заведення прибирає помилки в чеку, за які штрафують. Для підакцизних товарів номенклатура обов'язкова.

Наступний крок

3.2. Кому обов’язковий облік товарів — перевірте, чи стосується вас

3.4. Створення картки звичайного товару — якщо облік не обов’язковий

Від системи оподаткування залежить дві речі: чи зобов’язані ви вести облік товарів і як писати назву товару в чеку. Цей підрозділ — довідковий: звіртеся зі своєю ситуацією, перш ніж заводити номенклатуру.

Кому облік обов’язковий

• Усі юридичні особи — облік обов’язковий завжди.
• ФОП на загальній системі оподаткування.
• ФОП на єдиному податку третьої групи — платники ПДВ (ставка 3 %).
• ФОП на єдиному податку другої, третьої (ставка 5 %) та четвертої групи, які торгують «ризиковими групами» товарів — технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними та ювелірними виробами.
• ФОП, які торгують підакцизними товарами.

Важливо знати

Облік товарів впливає на назву в чеку. Хто зобов’язаний вести облік або торгує ризиковими групами чи підакцизом — використовує повну назву товару. Решта може використовувати спрощену. Детально — 3.3.

«Ризикові групи» — це технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби.Автозапчастини можуть належати до технічно складних побутових товарів, але не всі: багато запчастин для ремонту не входять до переліку, а складні електронні компоненти — можуть.

Це не юридична консультація. Якщо не впевнені щодо своєї системи оподаткування чи групи товарів — порадьтеся з бухгалтером.

Наступний крок

3.3. Назва товару: спрощена чи повна

Назва — обов’язкове поле картки товару і найчастіше джерело штрафів. Яку назву можна писати, залежить від вашої системи оподаткування та виду товару (див. 3.2). Є два варіанти: спрощена і повна.

Спрощена назва

Відображає споживчі ознаки товару і його належність до товарної групи, без уточнень. Наприклад: «бакалія», «папір», «вода».

Кому можна (мають виконуватися всі умови):

• ФОП 2–4 групи єдиного податку
• не є платником ПДВ
• не веде облік товарів
• не торгує підакцизними та ризиковими групами товарів (технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби)

Повна назва

Дозволяє ідентифікувати товар навіть при скороченні й відповідає тому, як товар вписано в обліку. Обов’язкова для тих, хто веде облік товарів або торгує ризиковими групами та підакцизом.

Приклади:

• Підакцизне: «Сигарети Parliament Platinum» можна скоротити до «Сиг-ти Parliam Plat». Алкоголь — група, назва (можна українською), градус, літраж: «Віскі Джек Деніелс 45 0,7 л».
• Техніка: назва товару, виробник (бренд), модель.

Важливо знати

Пошук за назвою не залежить від платформи. У веб-версії, на Android, POS-терміналахта та на iOS пошук працює незалежно від великих і малих літер. 

Якщо не впевнені, яку назву використовувати — орієнтуйтеся на 3.2 або порадьтеся з бухгалтером. Неправильна назва в чеку — це ризик штрафу.

FAQ

Чому не можна написати будь-яку назву? Назва має ідентифікувати товар за правилами вашої системи оподаткування. Неправильна назва в чеку — ризик штрафу. Спрощена чи повна назва — залежить від вашої ситуації (3.2, 3.3).

Чи можна збільшити поле «Назва товару» з 50 символів? Зараз ліміт назви — 50 символів. Розширення в планах.

Наступний крок

3.4. Створення картки звичайного товару

Картка звичайного (не підакцизного) товару має обов’язкові й необов’язкові поля. Обов’язкові потрібні для законного чека, необов’язкові додають зручності пошуку. Для підакцизних товарів — окрема картка, див. 3.9.

Де це працює

Інструкції

Як створити картку

1. Відкрийте розділ «Номенклатура»: у веб-версії — «Моя каса» → «Номенклатура»; на Android та iOS — «Номенклатура»
2. Натисніть «Створити товар» (у веб-версії) або «+» (на смартфоні)
3. Заповніть картку і збережіть

Щоб відредагувати товар: знайдіть його в «Номенклатурі», відкрийте картку, натисніть «Редагувати картку» і збережіть зміни.

Обов’язкові поля

• Назва — спрощена або повна залежно від вашої ситуації (3.3).
• Ціна — вартість з усіма податками. Ціну заведеного товару можна змінювати при додаванні в чек.
• Одиниця вимірювання — якщо потрібної немає, додайте її в налаштуваннях одиниць (3.6).
• Податкова група — якщо потрібної немає, додайте свої через КЕП Власника (3.5).
• Категорія — оберіть існуючу або створіть свою. Можна використати автоматично створену категорію «Категорія» для всіх товарів (3.7).

Необов’язкові поля

• Фото — додає швидкості й зручності при пошуку товару в списку.
• Штрих-код — для швидкого пошуку. Можна додати скануванням, щоб не вводити вручну.
• Артикул — внутрішній код для швидкого пошуку.
• Код УКТ ЗЕД — якщо товар не підакцизний, вказується лише для імпортованих товарів. Для решти не потрібен.
• Облік залишків — активуйте і внесіть початкові залишки (3.8).
• Зв’язані товари — товар, який має додаватися в кошик разом з основним. Наприклад, тара до напою або супутній товар: додаєте основний — зв’язаний потрапляє в кошик автоматично.

Важливо знати

Не вносьте код УКТ ЗЕД, якщо не торгуєте підакцизом. Для звичайного товару він потрібен лише для імпортованого.

Ціну можна змінювати в момент продажу. Заведена ціна — це значення за замовчуванням, у чеку її можна відкоригувати.

При великій номенклатурі зручніше імпорт з Excel — 3.11.

Не вийшло?

«Немає потрібної одиниці вимірювання» — додайте її в налаштуваннях одиниць (3.6).

«Немає потрібної податкової групи» — додайте свої групи через завантаження КЕП Власника (3.5).

«Не знаю, яку назву писати» — див. 3.3 і 3.2.

FAQ

Як вносити товари? Можна створювати поштучно в розділі «Номенклатура» («Створити товар» або «+»), або завантажити й заповнити шаблон Excel і завантажити його в Є-Чек (3.11).

Як додавати товари? Відкрийте «Номенклатура» - «Створити товар», заповніть картку (назва, ціна, одиниця, податкова група, категорія) і збережіть. Детально — 3.4.

Чи можна сканувати штрихкод товару телефоном? Так. Штрих-код можна додати скануванням у картці товару, щоб не вводити вручну. Це працює для швидкого пошуку товару.

Чи можна редагувати ціну в кошику після додавання товару? Так. Заведена ціна — це значення за замовчуванням, у момент продажу її можна відкоригувати в чеку.

Наступний крок

3.5. Податкові групи — якщо потрібної групи немає в списку

3.9. Створення картки підакцизного товару — якщо торгуєте підакцизом

Податкові групи Є-Чек отримує з даних Єдиного кабінету ДПС при завантаженні КЕП Власника в профіль. Далі ви залишаєте актуальні — щоб не помилитися при виборі в картці товару і для «Товару поза списком».

Де це працює

Інструкції

1. Додайте КЕП Власника в профіль, якщо ще не додали: у веб-версії — «Налаштування» → «Налаштування профілю»; на Android та iOS — «Ще» → «Профіль та КЕП». Детально — 1.3
2. Відкрийте податкові групи: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу» → «Податкові групи»; на Android та iOS — «Ще» → «Групи податків»
3. Серед ваших груп оберіть і залиште ті, які використовуєте при створенні номенклатури та для «Товару поза списком»

Важливо знати

Без КЕП Власника в профілі групи не з’являться. Є-Чек бере їх саме з вашого ключа — 1.3.

Обмежте групи актуальними одразу. Якщо в списку залишити зайві, легко помилитися при виборі в картці товару, а помилка в податках у чеку — штраф 100–150 % від суми чека.

Якщо не впевнені, які групи залишити — порадьтеся з бухгалтером.

Не вийшло?

«Не бачу своїх податкових груп» — не доданий КЕП Власника в профіль, або завантажений не той ключ. Спочатку ключ (1.3), потім групи.

Наступний крок

3.6. Одиниці вимірювання

За замовчуванням у Є-Чек активні 4 основні одиниці: шт, кг, л, послуга. Ви можете додати інші з переліку неактивних і прибрати ті, що вам не потрібні. Мінімум має залишитися одна одиниця.

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте одиниці вимірювання: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу» → «Одиниці виміру»; на Android та iOS — «Ще» → «Одиниці вимірювання»
2. Список поділений на «Активні» та «Неактивні». Активні за замовчуванням: шт, кг, л, послуга
3. Щоб увімкнути одиницю — поставте галочку в розділі «Неактивні». Щоб прибрати — зніміть галочку з активної
4. Скористайтеся пошуком за назвою, якщо одиниць багато
5. Натисніть «Зберегти»

Важливо знати

Має залишитися хоча б одна активна одиниця. Прибрати всі не можна.

Банер угорі панелі нагадує логіку за замовчуванням — активні 4 основні одиниці, решта вимкнені.

FAQ

Яку одиницю виміру обирати? Ту, що відповідає товару: шт — для штучних товарів, кг — для вагових, л — для рідин, послуга — для послуг. За замовчуванням активні саме ці чотири; інші можна додати з переліку неактивних.

Немає потрібної одиниці виміру. Додайте її: «Параметри продажу» - «Одиниці виміру», поставте галочку в розділі «Неактивні». Детально — 3.6.

Наступний крок

3.7. Категорії товарів

Категорія — обов’язкове поле картки товару. Вона впорядковує номенклатуру і дозволяє обмежувати доступні товари на торгових точках. За замовчуванням у вас уже є одна автоматично створена категорія «Категорія».

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте категорії: у веб-версії — «Номенклатура» → «Категорії»; на Android та iOS — «Ще» → «Категорії»
2. Використовуйте автоматично створену категорію «Категорія» для всіх товарів або створіть власні
3. Категорії можна створювати за будь-якими зручними критеріями — як однорідні, так і різні товари

Важливо знати

Кожен товар обов’язково належить до категорії. Якщо не створюєте власних — використовуйте автоматичну «Категорію».

Категоріями можна обмежити товари на торгових точках — залишити на конкретній точці лише потрібні категорії. Детально — 3.12.

Наступний крок

3.8. Облік залишків

Облік залишків показує, скільки товару у вас лишилось, і зменшує залишок при кожному продажу. Спочатку облік активується в налаштуваннях, потім — у картці кожного потрібного товару. Чи обов’язковий облік саме для вас — див. 3.2.

Де це працює

Інструкції

Активація обліку

1. Відкрийте параметри продажу: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу»; на Android та iOS — «Ще» → «Налаштування компанії»
2. Активуйте облік залишків товарів
3. Після активації в картці потрібного товару можна внести початкові залишки

Зміна залишків

4. Відкрийте картку товару в розділі «Номенклатура»
5. Натисніть «Змінити залишки» і зробіть прихід або списання товару

Звіт по залишках

Звіт по переміщеннях товарів за будь-який період формується у веб-версії Є-Чек.

Важливо знати

Деактивація обліку обнуляє залишки. Якщо вимкнути облік (через «Олівець для редагування товарів»), залишки по всіх товарах обнуляться.

Товар з мінусовим залишком у кошик не додати. Додати кількість більшу за фактичний залишок можна лише перший раз. Далі, при мінусовому залишку, товар додається в кошик тільки після поповнення залишків у картці.

FAQ

Чи є складський облік? Так. Можна підключити облік залишків товарів у налаштуваннях: «Параметри продажу» - активувати облік залишків, потім внести початкові залишки в картці товару. Детально — 3.8.

Наступний крок

3.9. Створення картки підакцизного товару — якщо торгуєте підакцизом

Підакцизні товари обов’язково заводяться до номенклатури завчасно — через «Товар поза списком» їх додати не можна. У картці підакцизного товару є додаткові поля, і саме тут найбільше ризиків штрафу, тому заповнюйте уважно. Ключова відмінність: для одних товарів акцизна марка (МАК) у чеку обов’язкова, для інших — ні.

Де це працює

Інструкції

Як увімкнути поля підакцизного товару

Щоб у картці з’явилися поля для підакцизного товару, активуйте статус акцизного товару.

Коли акцизна марка (МАК) у чеку обов’язкова, а коли ні

Внесення коду акцизної марки активоване за замовчуванням для підакцизних товарів — марку можна вносити вручну або скануванням. Але потрібна вона не для всіх товарів:

• Міцний алкоголь — МАК обов’язкова. Галочку внесення марки залишаємо ввімкненою.
• Слабоалкогольна продукція — МАК не потрібна. Зніміть галочку внесення марки. Внесення неіснуючих символів у поле МАК призведе до штрафів. Слабоалкогольна — це продукція, міцність якої перевищує встановлений поріг, але оподатковується роздрібним акцизом як алкоголь.
• Тютюнові вироби — МАК не вноситься. З квітня 2023 акциз за тютюн сплачує виробник, а не торговець, тому вимога щодо МАК стосується лише алкоголю.
• Коктейлі та алкоголь на розлив — за вибором. Тут вмикається можливість погасити марку (див. нижче): марку вносять при першому розкупорюванні пляшки, а якщо розкупорювання не було — не вносять.

Код УКТ ЗЕД

• Додавайте лише для акцизних та імпортованих товарів. Для інших — не потрібен.
• Береться лише з накладної.
• Зазначається суцільним порядком, без розділових знаків. У накладній код може бути з крапками — у чек вносьте його без крапок і пробілів.
• Має парну кількість знаків: 4, 6, 8 або 10.

Можливість погасити акцизну марку

Активується для коктейлів, продажу на розлив тощо. Це дозволяє при додаванні товару в кошик внести його як з акцизною маркою, так і без: марка потрібна при першому розкупорюванні пляшки міцного алкоголю, який є частиною коктейлю або продається на розлив; якщо розкупорювання не було — марка не потрібна.

Ця можливість активується лише разом з активним статусом «Внесення коду акцизної марки в чек».

Роздрібний акциз 5 %

Для алкоголю та пива в чеку розраховується роздрібний акцизний податок — 5 % від роздрібної ціни. Є-Чек рахує його автоматично, вручну нічого рахувати не треба. Якщо захочете перевірити суму, формула така: РА = ФРЦ / 105 × 5, де ФРЦ — фактична роздрібна ціна (з усіма податками). За тютюн роздрібний акциз у чеку не нараховується — його сплачує виробник.

Важливо знати

Слабоалкогольна продукція і тютюн — знімайте галочку внесення марки. МАК обов’язкова лише для міцного алкоголю. Неіснуючі символи в полі МАК = штраф.

Код УКТ ЗЕД — тільки з накладної, суцільним рядком, парна кількість знаків. Будь-які розділові знаки — помилка.

Погашення марки працює лише з увімкненим внесенням марки в чек.

Як додається марка в сам чек (вручну, сканування, погашення при розливі) — це вже наповнення чека, розділ 4.

FAQ

Як додати підакцизний товар? Підакцизні товари заводяться до номенклатури завчасно (через «Товар поза списком» їх додати не можна). У картці активуйте статус акцизного товару — з'являться додаткові поля (МАК, код УКТ ЗЕД). Детально — 3.9.

Як додати пиво в номенклатуру? Пиво — підакцизний товар: заведіть картку з активним статусом акцизного товару. Для пива в чеку рахується роздрібний акциз 5%. Детально — 3.9.

Як продавати пиво та міцний алкоголь? Міцний алкоголь — марка (МАК) обов'язкова, галочку внесення марки залишаємо ввімкненою. Пиво і слабоалкогольне — МАК не потрібна, галочку внесення марки зніміть. Детально — 3.9.

Помилково увімкнув вимогу акцизної марки на пиво — що робити? Для слабоалкогольної продукції та пива МАК не вноситься. Відкрийте картку товару і зніміть галочку внесення акцизної марки. Внесення неіснуючих символів у поле МАК призводить до штрафів. Детально — 3.9.

Наступний крок

3.10. Товар поза списком

Розділ 4 — додавання підакцизного товару в чек

Якщо звичайного товару немає в номенклатурі, його можна додати в чек як «Товар поза списком» — вписати дані вручну. А тепер такий товар можна одразу зберегти до номенклатури, щоб наступного разу не вводити його знову.

Де це працює

Інструкції

Які поля заповнюються

• Назва (до 50 символів)
• Ціна у фіскальному чеку, з усіма податками
• Податкова група
• Кількість товару

Додати в кошик

Натисніть «В кошик» — товар додається в чек, але не зберігається в номенклатуру.

Додати в кошик і зберегти в номенклатуру

1. Натисніть «В кошик і зберегти»
2. Знизу з’явиться вибір категорії — оберіть, до якої категорії віднести товар
3. Товар одразу додається в кошик, а картка зберігається до номенклатури

Якщо закрити вибір категорії — товар усе одно буде в кошику, але не збережеться в номенклатуру.

Важливо знати

Підакцизні товари через «Товар поза списком» додати не можна. Їх заводять до номенклатури завчасно — 3.9.

«Товар поза списком» працює лише за наявності інтернету. Заведена номенклатура доступна й офлайн, а цей спосіб — ні.

Для товару поза списком уважно вписуйте ціну та податкову групу. Це вводиться вручну, тому саме тут виникають помилки в чеку. Якщо продаєте товар регулярно — заведіть його до номенклатури, тоді в чек треба буде вносити лише кількість.

FAQ

Як продати товар, якого немає в номенклатурі? Додайте його як «Товар поза списком» — впишіть назву, ціну, податкову групу і кількість вручну. Можна одразу зберегти картку до номенклатури, щоб наступного разу не вводити знову. Підакцизні так додати не можна. Детально — 3.10.

Наступний крок

3.11. Імпорт товарів з Excel — якщо номенклатура велика

Якщо товарів багато, заводити їх по одному довго. Замість цього завантажте шаблон Excel, заповніть його за правилами і завантажте назад — уся номенклатура створиться разом. Тут же — як видалити завантажені товари, якщо потрібно.

Де це працює

Інструкції

Як імпортувати

1. Натисніть «Імпортувати із Excel»
2. Натисніть «Завантажити шаблон для імпорту» і завантажте шаблон для заповнення
3. Заповніть шаблон інформацією по товарах за правилами
4. Натисніть «Імпортувати завантажений шаблон»

Як видалити товари, завантажені через Excel

У веб-версії (з ПК):

• Масово: «Моя каса» → «Номенклатура» → «Олівець» → «Видалити всі», або відмітьте потрібні товари галочками і видаліть кілька одразу.
• По одному: «Моя каса» → «Номенклатура» → натисніть на товар → «Видалити картку».

На смартфоні:

• Масово: «Номенклатура» → три крапки → «Видалити всі товари».
• По одному: «Номенклатура» → натисніть на товар → «Видалити».

Важливо знати

Правила заповнення — на Листі №2 шаблону. Заповнюйте за форматом і правилами, вказаними там.

Лист із шаблоном перед імпортом видаляти не треба.

При повторному завантаженні того самого файлу товари дублюються. Якщо імпортувати той самий шаблон двічі, товари додадуться ще раз — у номенклатурі з’являться дублікати. Тому повторно імпортуйте лише нові товари, а не весь файл повторно. Якщо дублі вже виникли — видаліть зайві (масово або по одному, як описано вище).

Не вийшло?

«Після повторного імпорту з’явилися дублі» — це очікувана поведінка: повторний імпорт того самого файлу додає товари ще раз. Видаліть зайві товари масово або по одному.

«Треба видалити всі імпортовані товари» — скористайтесь масовим видаленням: у веб «Олівець» → «Видалити всі», на смартфоні три крапки → «Видалити всі товари».

FAQ

Чи можна завантажувати Excel з товарами? Так. Натисніть «Імпортувати із Excel», завантажте шаблон, заповніть за правилами (Лист №2) і завантажте назад — уся номенклатура створиться разом. Детально — 3.11.

Як додавати товар через Excel? Завантажте шаблон через «Імпортувати із Excel», заповніть його і завантажте назад. Детально — 3.11.

Завантажив товари через Excel — як їх видалити? У веб (з ПК): «Номенклатура» - «Олівець» - «Видалити всі», або галочками кілька; по одному — товар - «Видалити картку». На смартфоні: «Номенклатура» - три крапки - «Видалити всі товари»; по одному — товар - «Видалити». Детально — 3.11.

При повторному завантаженні Excel дублюються товари. Це очікувана поведінка: повторний імпорт того самого файлу додає товари ще раз. Імпортуйте лише нові товари, а не весь файл повторно. Якщо дублі вже виникли — видаліть зайві. Детально — 3.11.

Наступний крок

3.12. Обмеження товарів по торгових точках

За замовчуванням усі категорії товарів доступні на всіх торгових точках. За потреби можна обмежити — залишити на конкретній точці лише потрібні категорії.

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте розділ «Торгові точки»: у веб-версії — «Управління касами» → «Торгові точки»; на Android та iOS — «Ще» → «Торгові точки»
2. Увійдіть у профіль потрібної торгової точки
3. Додайте категорії товарів, які мають бути доступні на цій точці
4. Збережіть

Важливо знати

За замовчуванням доступні всі категорії. Обмеження — це навмисна дія: щойно ви додасте на точку конкретні категорії, працюватимуть лише вони.

Обмеження працює по категоріях, а не по окремих товарах. Тому продумайте категорії заздалегідь — 3.7.

Наступний крок

Розділ 4 — робота в касі: створення і фіскалізація чека

Номенклатура синхронізується між усіма пристроями автоматично. Але в деяких випадках товари, створені на одному пристрої, не одразу з’являються на іншому — тоді синхронізацію треба запустити вручну. Тут — як це працює і що робити.

Де це працює

Як працює синхронізація

При першому вході (повноцінний вхід з введенням номера телефона) номенклатура підтягується повністю. Створена на одному пристрої, вона стає доступною на всіх.

Якщо товари додали на ПК, а на іншому пристрої в цей час уже працювали — нова номенклатура може не підтягнутися одразу. Тоді синхронізацію треба запустити вручну.

Як запустити синхронізацію вручну

Якщо створили товари на одному пристрої, а на іншому їх не видно, є два способи:

1. Відкрийте розділ «Номенклатура» і запустіть синхронізацію в Є-Чек.
2. Або вийдіть і зайдіть знову через заміну співробітника — тобто повноцінний вхід з введенням номера телефона. При такому вході номенклатура підтягується повністю.

Перенесення товарів між ФОП

Окремої функції перенесення товарів з одного ФОП на інший поки немає, але є робочий спосіб — через Excel:

3. У старому акаунті експортуйте номенклатуру у файл Excel.
4. У новому акаунті імпортуйте цей файл (3.11).

Так товари з цінами переносяться в новий акаунт — не треба вводити все заново. Це особливо зручно при закритті одного ФОП і відкритті нового.

Важливо знати

Для великої номенклатури заходьте через повноцінний вхід (з номером телефона / заміною співробітника) — так тягнеться вся база, а не лише частина.

Синхронізація потрібна, коли працюють кілька пристроїв одночасно. Якщо на одному додаєте товари, а на іншому в цей час продаєте — на другому пристрої запустіть синхронізацію, щоб побачити нові товари.

Не вийшло?

«Створив товари на ПК, а на смартфоні/терміналі їх немає» — запустіть синхронізацію в розділі «Номенклатура» або вийдіть і зайдіть знову через номер телефона.

«Треба перенести товари на інший ФОП» — експортуйте номенклатуру в Excel зі старого акаунту й імпортуйте в новий (3.11).

Наступний крок

Розділ 4 — робота в касі: створення і фіскалізація чека

Найчастіші питання про заведення товарів, номенклатуру, підакциз і синхронізацію. Детальні інструкції — у відповідних підрозділах (3.1-3.13).

3.1. Навіщо заводити номенклатуру

Чи обов'язково заводити номенклатуру? Для звичайних товарів — ні, їх можна продавати через «Товар поза списком». Але завчасне заведення прибирає помилки в чеку, за які штрафують. Для підакцизних товарів номенклатура обов'язкова.

3.3. Назва товару

Чому не можна написати будь-яку назву? Назва має ідентифікувати товар за правилами вашої системи оподаткування. Неправильна назва в чеку — ризик штрафу. Спрощена чи повна назва — залежить від вашої ситуації (3.2, 3.3).

Чи можна збільшити поле «Назва товару» з 50 символів? Зараз ліміт назви — 50 символів. Розширення в планах.

3.4. Створення картки звичайного товару

Як вносити товари? Можна створювати поштучно в розділі «Номенклатура» («Створити товар» або «+»), або завантажити й заповнити шаблон Excel і завантажити його в Є-Чек (3.11).

Як додавати товари? Відкрийте «Номенклатура» - «Створити товар», заповніть картку (назва, ціна, одиниця, податкова група, категорія) і збережіть. Детально — 3.4.

Чи можна сканувати штрихкод товару телефоном? Так. Штрих-код можна додати скануванням у картці товару, щоб не вводити вручну. Це працює для швидкого пошуку товару.

Чи можна редагувати ціну в кошику після додавання товару? Так. Заведена ціна — це значення за замовчуванням, у момент продажу її можна відкоригувати в чеку.

3.6. Одиниці вимірювання

Яку одиницю виміру обирати? Ту, що відповідає товару: шт — для штучних товарів, кг — для вагових, л — для рідин, послуга — для послуг. За замовчуванням активні саме ці чотири; інші можна додати з переліку неактивних.

Немає потрібної одиниці виміру. Додайте її: «Параметри продажу» - «Одиниці виміру», поставте галочку в розділі «Неактивні». Детально — 3.6.

3.8. Облік залишків

Чи є складський облік? Так. Можна підключити облік залишків товарів у налаштуваннях: «Параметри продажу» - активувати облік залишків, потім внести початкові залишки в картці товару. Детально — 3.8.

3.9. Створення картки підакцизного товару

Як додати підакцизний товар? Підакцизні товари заводяться до номенклатури завчасно (через «Товар поза списком» їх додати не можна). У картці активуйте статус акцизного товару — з'являться додаткові поля (МАК, код УКТ ЗЕД). Детально — 3.9.

Як додати пиво в номенклатуру? Пиво — підакцизний товар: заведіть картку з активним статусом акцизного товару. Для пива в чеку рахується роздрібний акциз 5%. Детально — 3.9.

Як продавати пиво та міцний алкоголь? Міцний алкоголь — марка (МАК) обов'язкова, галочку внесення марки залишаємо ввімкненою. Пиво і слабоалкогольне — МАК не потрібна, галочку внесення марки зніміть. Детально — 3.9.

Помилково увімкнув вимогу акцизної марки на пиво — що робити? Для слабоалкогольної продукції та пива МАК не вноситься. Відкрийте картку товару і зніміть галочку внесення акцизної марки. Внесення неіснуючих символів у поле МАК призводить до штрафів. Детально — 3.9.

3.10. Товар поза списком

Як продати товар, якого немає в номенклатурі? Додайте його як «Товар поза списком» — впишіть назву, ціну, податкову групу і кількість вручну. Можна одразу зберегти картку до номенклатури, щоб наступного разу не вводити знову. Підакцизні так додати не можна. Детально — 3.10.

3.11. Імпорт товарів з Excel

Чи можна завантажувати Excel з товарами? Так. Натисніть «Імпортувати із Excel», завантажте шаблон, заповніть за правилами (Лист №2) і завантажте назад — уся номенклатура створиться разом. Детально — 3.11.

Як додавати товар через Excel? Завантажте шаблон через «Імпортувати із Excel», заповніть його і завантажте назад. Детально — 3.11.

Завантажив товари через Excel — як їх видалити? У веб (з ПК): «Номенклатура» - «Олівець» - «Видалити всі», або галочками кілька; по одному — товар - «Видалити картку». На смартфоні: «Номенклатура» - три крапки - «Видалити всі товари»; по одному — товар - «Видалити». Детально — 3.11.

При повторному завантаженні Excel дублюються товари. Це очікувана поведінка: повторний імпорт того самого файлу додає товари ще раз. Імпортуйте лише нові товари, а не весь файл повторно. Якщо дублі вже виникли — видаліть зайві. Детально — 3.11.

3.13. Синхронізація номенклатури

Створили номенклатуру на ПК, але вона не з'явилася на терміналі/смартфоні. Запустіть синхронізацію в розділі «Номенклатура» або вийдіть і зайдіть знову через номер телефона (заміна співробітника). Для великої номенклатури заходьте через повний вхід. Детально — 3.13.

Чи зберігається номенклатура при переході на інший пристрій? Так. Номенклатура синхронізується між вебом, смартфонами і терміналами автоматично при вході в Є-Чек.

Як перенести товари на інший ФОП? Окремої функції поки немає, але працює через Excel: експортуйте номенклатуру зі старого акаунту й імпор

Зібрані всі блоки «Важливо знати» з підрозділів 3.1-3.13 — ключові застереження щодо номенклатури, назви товару, підакцизу, обліку залишків та імпорту.

3.1. Навіщо заводити номенклатуру

Помилка в чеку коштує 100–150 % від суми чека. Саме тому назву, податкову групу та інші поля треба заповнювати за правилами — див. 3.3 (назва) і 3.4 (картка товару).

Облік товарів обов'язковий не для всіх, але для багатьох. Від системи оподаткування залежить і потреба вести облік, і те, як писати назву товару. Перевірте, чи стосується це вас — 3.2.

3.2. Кому обов'язковий облік товарів

Облік товарів впливає на назву в чеку. Хто зобов'язаний вести облік або торгує ризиковими групами чи підакцизом — використовує повну назву товару. Решта може використовувати спрощену. Детально — 3.3.

«Ризикові групи» — це технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби. Автозапчастини можуть належати до технічно складних побутових товарів, але не всі: багато запчастин для ремонту не входять до переліку, а складні електронні компоненти — можуть.

Облік залишків у Є-Чек — це не те саме, що облік товарних запасів за законом. Функція «облік залишків» (3.8) — управлінська, вона не замінює обов'язкову Форму обліку. Детально — N.15.

Це не юридична консультація. Якщо не впевнені щодо своєї системи оподаткування чи групи товарів — порадьтеся з бухгалтером.

3.3. Назва товару: спрощена чи повна

Пошук за назвою залежить від платформи. У веб-версії та на iOS пошук працює незалежно від великих і малих літер. На Android і POS-терміналах — відповідно до регістру.

Якщо не впевнені, яку назву використовувати — орієнтуйтеся на 3.2 або порадьтеся з бухгалтером. Неправильна назва в чеку — це ризик штрафу.

3.4. Створення картки звичайного товару

Не вносьте код УКТ ЗЕД, якщо не торгуєте підакцизом. Для звичайного товару він потрібен лише для імпортованого.

Ціну можна змінювати в момент продажу. Заведена ціна — це значення за замовчуванням, у чеку її можна відкоригувати.

При великій номенклатурі зручніше імпорт з Excel — 3.11.

3.5. Податкові групи

Без КЕП Власника в профілі групи не з'являться. Є-Чек бере їх саме з вашого ключа — 1.3.

Обмежте групи актуальними одразу. Якщо в списку залишити зайві, легко помилитися при виборі в картці товару, а помилка в податках у чеку — штраф 100–150 % від суми чека.

Якщо не впевнені, які групи залишити — порадьтеся з бухгалтером.

3.6. Одиниці вимірювання

Має залишитися хоча б одна активна одиниця. Прибрати всі не можна.

Банер угорі панелі нагадує логіку за замовчуванням — активні 4 основні одиниці, решта вимкнені.

3.7. Категорії товарів

Кожен товар обов'язково належить до категорії. Якщо не створюєте власних — використовуйте автоматичну «Категорію».

Категоріями можна обмежити товари на торгових точках — залишити на конкретній точці лише потрібні категорії. Детально — 3.12.

3.8. Облік залишків

Деактивація обліку обнуляє залишки. Якщо вимкнути облік (через «Олівець для редагування товарів»), залишки по всіх товарах обнуляться.

Товар з мінусовим залишком у кошик не додати. Додати кількість більшу за фактичний залишок можна лише перший раз. Далі, при мінусовому залишку, товар додається в кошик тільки після поповнення залишків у картці.

3.9. Створення картки підакцизного товару

Слабоалкогольна продукція і тютюн — знімайте галочку внесення марки. МАК обов'язкова лише для міцного алкоголю. Неіснуючі символи в полі МАК = штраф.

Код УКТ ЗЕД — тільки з накладної, суцільним рядком, парна кількість знаків. Будь-які розділові знаки — помилка.

Погашення марки працює лише з увімкненим внесенням марки в чек.

Як додається марка в сам чек (вручну, сканування, погашення при розливі) — це вже наповнення чека, розділ 4.

3.10. Товар поза списком

Підакцизні товари через «Товар поза списком» додати не можна. Їх заводять до номенклатури завчасно — 3.9.

«Товар поза списком» працює лише за наявності інтернету. Заведена номенклатура доступна й офлайн, а цей спосіб — ні.

Для товару поза списком уважно вписуйте ціну та податкову групу. Це вводиться вручну, тому саме тут виникають помилки в чеку. Якщо продаєте товар регулярно — заведіть його до номенклатури, тоді в чек треба буде вносити лише кількість.

3.11. Імпорт товарів з Excel

Правила заповнення — на Листі №2 шаблону. Заповнюйте за форматом і правилами, вказаними там.

Лист із шаблоном перед імпортом видаляти не треба.

При повторному завантаженні того самого файлу товари дублюються. Якщо імпортувати той самий шаблон двічі, товари додадуться ще раз — у номенклатурі з'являться дублікати. Тому повторно імпортуйте лише нові товари, а не весь файл повторно. Якщо дублі вже виникли — видаліть зайві (масово або по одному, як описано вище).

3.12. Обмеження товарів по торгових точках

За замовчуванням доступні всі категорії. Обмеження — це навмисна дія: щойно ви додасте на точку конкретні категорії, працюватимуть лише вони.

Обмеження працює по категоріях, а не по окремих товарах. Тому продумайте категорії заздалегідь — 3.7.

3.13. Синхронізація номенклатури

Для великої номенклатури заходьте через повноцінний вхід (з номером телефона / заміною співробітника) — так тягнеться вся база, а не лише частина.

Синхронізація потрібна, коли працюють кілька пристроїв одночасно. Якщо на одному додаєте товари, а на іншому в цей час продаєте — на другому пристрої запустіть синхронізацію, щоб побачити нові товари.