Товари та номенклатура в ПРРО Є-Чек: як завести без штрафів

Номенклатура — це ваш список товарів і послуг із цінами, податковими групами та іншими даними. Заводити її не обов’язково для звичайних товарів, але завчасне заведення прибирає помилки в чеку, за які ДПС штрафує на 100–150 % від суми чека. Для підакцизних товарів номенклатура обов’язкова.

Де це працює

Що варто знати з самого початку

Номенклатура синхронізується між усіма пристроями. Створена у веб-версії, вона з’являється на смартфонах і терміналах і доступна всім вашим касирам. І навпаки — створена на смартфоні чи терміналі, підтягується у веб. Синхронізація відбувається автоматично при кожному вході в Є-Чек.

Звичайні товари можна продавати і без номенклатури — через «Товар поза списком» (3.10). Але тоді касир щоразу вручну вписує назву, ціну й податкову групу, а це джерело помилок. Завівши товар заздалегідь, у чек ви вносите лише кількість.

Підакцизні товари — виняток. Їх обов’язково заводять до номенклатури завчасно, додати через «Товар поза списком» не можна (3.9).

Номенклатура доступна навіть без інтернету. Перелік заведених товарів працює офлайн. А «Товар поза списком» — лише за наявності інтернету.

Важливо знати

Помилка в чеку коштує 100–150 % від суми чека. Саме тому назву, податкову групу та інші поля треба заповнювати за правилами — див. 3.3 (назва) і 3.4 (картка товару).

Облік товарів обов’язковий не для всіх, але для багатьох. Від системи оподаткування залежить і потреба вести облік, і те, як писати назву товару. Перевірте, чи стосується це вас — 3.2.

Наступний крок

3.2. Кому обов’язковий облік товарів — перевірте, чи стосується вас

3.4. Створення картки звичайного товару — якщо облік не обов’язковий

Від системи оподаткування залежить дві речі: чи зобов’язані ви вести облік товарів і як писати назву товару в чеку. Цей підрозділ — довідковий: звіртеся зі своєю ситуацією, перш ніж заводити номенклатуру.

Кому облік обов’язковий

• Усі юридичні особи — облік обов’язковий завжди.
• ФОП на загальній системі оподаткування.
• ФОП на єдиному податку третьої групи — платники ПДВ (ставка 3 %).
• ФОП на єдиному податку другої, третьої (ставка 5 %) та четвертої групи, які торгують «ризиковими групами» товарів — технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними та ювелірними виробами.
• ФОП, які торгують підакцизними товарами.

Важливо знати

Облік товарів впливає на назву в чеку. Хто зобов’язаний вести облік або торгує ризиковими групами чи підакцизом — використовує повну назву товару. Решта може використовувати спрощену. Детально — 3.3.

«Ризикові групи» — це технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби.Автозапчастини можуть належати до технічно складних побутових товарів, але не всі: багато запчастин для ремонту не входять до переліку, а складні електронні компоненти — можуть.

Це не юридична консультація. Якщо не впевнені щодо своєї системи оподаткування чи групи товарів — порадьтеся з бухгалтером.

Наступний крок

3.3. Назва товару: спрощена чи повна

Назва — обов’язкове поле картки товару і найчастіше джерело штрафів. Яку назву можна писати, залежить від вашої системи оподаткування та виду товару (див. 3.2). Є два варіанти: спрощена і повна.

Спрощена назва

Відображає споживчі ознаки товару і його належність до товарної групи, без уточнень. Наприклад: «бакалія», «папір», «вода».

Кому можна (мають виконуватися всі умови):

• ФОП 2–4 групи єдиного податку
• не є платником ПДВ
• не веде облік товарів
• не торгує підакцизними та ризиковими групами товарів (технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби)

Повна назва

Дозволяє ідентифікувати товар навіть при скороченні й відповідає тому, як товар вписано в обліку. Обов’язкова для тих, хто веде облік товарів або торгує ризиковими групами та підакцизом.

Приклади:

• Підакцизне: «Сигарети Parliament Platinum» можна скоротити до «Сиг-ти Parliam Plat». Алкоголь — група, назва (можна українською), градус, літраж: «Віскі Джек Деніелс 45 0,7 л».
• Техніка: назва товару, виробник (бренд), модель.

Важливо знати

Пошук за назвою не залежить від платформи. У веб-версії, на Android, POS-терміналахта та на iOS пошук працює незалежно від великих і малих літер. 

Якщо не впевнені, яку назву використовувати — орієнтуйтеся на 3.2 або порадьтеся з бухгалтером. Неправильна назва в чеку — це ризик штрафу.

Наступний крок

3.4. Створення картки звичайного товару

Картка звичайного (не підакцизного) товару має обов’язкові й необов’язкові поля. Обов’язкові потрібні для законного чека, необов’язкові додають зручності пошуку. Для підакцизних товарів — окрема картка, див. 3.9.

Де це працює

Інструкції

Як створити картку

1. Відкрийте розділ «Номенклатура»: у веб-версії — «Моя каса» → «Номенклатура»; на Android та iOS — «Номенклатура»
2. Натисніть «Створити товар» (у веб-версії) або «+» (на смартфоні)
3. Заповніть картку і збережіть

Щоб відредагувати товар: знайдіть його в «Номенклатурі», відкрийте картку, натисніть «Редагувати картку» і збережіть зміни.

Обов’язкові поля

• Назва — спрощена або повна залежно від вашої ситуації (3.3).
• Ціна — вартість з усіма податками. Ціну заведеного товару можна змінювати при додаванні в чек.
• Одиниця вимірювання — якщо потрібної немає, додайте її в налаштуваннях одиниць (3.6).
• Податкова група — якщо потрібної немає, додайте свої через КЕП Власника (3.5).
• Категорія — оберіть існуючу або створіть свою. Можна використати автоматично створену категорію «Категорія» для всіх товарів (3.7).

Необов’язкові поля

• Фото — додає швидкості й зручності при пошуку товару в списку.
• Штрих-код — для швидкого пошуку. Можна додати скануванням, щоб не вводити вручну.
• Артикул — внутрішній код для швидкого пошуку.
• Код УКТ ЗЕД — якщо товар не підакцизний, вказується лише для імпортованих товарів. Для решти не потрібен.
• Облік залишків — активуйте і внесіть початкові залишки (3.8).
• Зв’язані товари — товар, який має додаватися в кошик разом з основним. Наприклад, тара до напою або супутній товар: додаєте основний — зв’язаний потрапляє в кошик автоматично.

Важливо знати

Не вносьте код УКТ ЗЕД, якщо не торгуєте підакцизом. Для звичайного товару він потрібен лише для імпортованого.

Ціну можна змінювати в момент продажу. Заведена ціна — це значення за замовчуванням, у чеку її можна відкоригувати.

При великій номенклатурі зручніше імпорт з Excel — 3.11.

Не вийшло?

«Немає потрібної одиниці вимірювання» — додайте її в налаштуваннях одиниць (3.6).

«Немає потрібної податкової групи» — додайте свої групи через завантаження КЕП Власника (3.5).

«Не знаю, яку назву писати» — див. 3.3 і 3.2.

Наступний крок

3.5. Податкові групи — якщо потрібної групи немає в списку

3.9. Створення картки підакцизного товару — якщо торгуєте підакцизом

Податкові групи Є-Чек отримує з даних Єдиного кабінету ДПС при завантаженні КЕП Власника в профіль. Далі ви залишаєте актуальні — щоб не помилитися при виборі в картці товару і для «Товару поза списком».

Де це працює

Інструкції

1. Додайте КЕП Власника в профіль, якщо ще не додали: у веб-версії — «Налаштування» → «Налаштування профілю»; на Android та iOS — «Ще» → «Профіль та КЕП». Детально — 1.3
2. Відкрийте податкові групи: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу» → «Податкові групи»; на Android та iOS — «Ще» → «Групи податків»
3. Серед ваших груп оберіть і залиште ті, які використовуєте при створенні номенклатури та для «Товару поза списком»

Важливо знати

Без КЕП Власника в профілі групи не з’являться. Є-Чек бере їх саме з вашого ключа — 1.3.

Обмежте групи актуальними одразу. Якщо в списку залишити зайві, легко помилитися при виборі в картці товару, а помилка в податках у чеку — штраф 100–150 % від суми чека.

Якщо не впевнені, які групи залишити — порадьтеся з бухгалтером.

Не вийшло?

«Не бачу своїх податкових груп» — не доданий КЕП Власника в профіль, або завантажений не той ключ. Спочатку ключ (1.3), потім групи.

Наступний крок

3.6. Одиниці вимірювання

За замовчуванням у Є-Чек активні 4 основні одиниці: шт, кг, л, послуга. Ви можете додати інші з переліку неактивних і прибрати ті, що вам не потрібні. Мінімум має залишитися одна одиниця.

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте одиниці вимірювання: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу» → «Одиниці виміру»; на Android та iOS — «Ще» → «Одиниці вимірювання»
2. Список поділений на «Активні» та «Неактивні». Активні за замовчуванням: шт, кг, л, послуга
3. Щоб увімкнути одиницю — поставте галочку в розділі «Неактивні». Щоб прибрати — зніміть галочку з активної
4. Скористайтеся пошуком за назвою, якщо одиниць багато
5. Натисніть «Зберегти»

Важливо знати

Має залишитися хоча б одна активна одиниця. Прибрати всі не можна.

Банер угорі панелі нагадує логіку за замовчуванням — активні 4 основні одиниці, решта вимкнені.

Наступний крок

3.7. Категорії товарів

Категорія — обов’язкове поле картки товару. Вона впорядковує номенклатуру і дозволяє обмежувати доступні товари на торгових точках. За замовчуванням у вас уже є одна автоматично створена категорія «Категорія».

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте категорії: у веб-версії — «Номенклатура» → «Категорії»; на Android та iOS — «Ще» → «Категорії»
2. Використовуйте автоматично створену категорію «Категорія» для всіх товарів або створіть власні
3. Категорії можна створювати за будь-якими зручними критеріями — як однорідні, так і різні товари

Важливо знати

Кожен товар обов’язково належить до категорії. Якщо не створюєте власних — використовуйте автоматичну «Категорію».

Категоріями можна обмежити товари на торгових точках — залишити на конкретній точці лише потрібні категорії. Детально — 3.12.

Наступний крок

3.8. Облік залишків

Облік залишків показує, скільки товару у вас лишилось, і зменшує залишок при кожному продажу. Спочатку облік активується в налаштуваннях, потім — у картці кожного потрібного товару. Чи обов’язковий облік саме для вас — див. 3.2.

Де це працює

Інструкції

Активація обліку

1. Відкрийте параметри продажу: у веб-версії — «Налаштування» → «Параметри продажу»; на Android та iOS — «Ще» → «Налаштування компанії»
2. Активуйте облік залишків товарів
3. Після активації в картці потрібного товару можна внести початкові залишки

Зміна залишків

4. Відкрийте картку товару в розділі «Номенклатура»
5. Натисніть «Змінити залишки» і зробіть прихід або списання товару

Звіт по залишках

Звіт по переміщеннях товарів за будь-який період формується у веб-версії Є-Чек.

Важливо знати

Деактивація обліку обнуляє залишки. Якщо вимкнути облік (через «Олівець для редагування товарів»), залишки по всіх товарах обнуляться.

Товар з мінусовим залишком у кошик не додати. Додати кількість більшу за фактичний залишок можна лише перший раз. Далі, при мінусовому залишку, товар додається в кошик тільки після поповнення залишків у картці.

Наступний крок

3.9. Створення картки підакцизного товару — якщо торгуєте підакцизом

Підакцизні товари обов’язково заводяться до номенклатури завчасно — через «Товар поза списком» їх додати не можна. У картці підакцизного товару є додаткові поля, і саме тут найбільше ризиків штрафу, тому заповнюйте уважно. Ключова відмінність: для одних товарів акцизна марка (МАК) у чеку обов’язкова, для інших — ні.

Де це працює

Інструкції

Як увімкнути поля підакцизного товару

Щоб у картці з’явилися поля для підакцизного товару, активуйте статус акцизного товару.

Коли акцизна марка (МАК) у чеку обов’язкова, а коли ні

Внесення коду акцизної марки активоване за замовчуванням для підакцизних товарів — марку можна вносити вручну або скануванням. Але потрібна вона не для всіх товарів:

• Міцний алкоголь — МАК обов’язкова. Галочку внесення марки залишаємо ввімкненою.
• Слабоалкогольна продукція — МАК не потрібна. Зніміть галочку внесення марки. Внесення неіснуючих символів у поле МАК призведе до штрафів. Слабоалкогольна — це продукція, міцність якої перевищує встановлений поріг, але оподатковується роздрібним акцизом як алкоголь.
• Тютюнові вироби — МАК не вноситься. З квітня 2023 акциз за тютюн сплачує виробник, а не торговець, тому вимога щодо МАК стосується лише алкоголю.
• Коктейлі та алкоголь на розлив — за вибором. Тут вмикається можливість погасити марку (див. нижче): марку вносять при першому розкупорюванні пляшки, а якщо розкупорювання не було — не вносять.

Код УКТ ЗЕД

• Додавайте лише для акцизних та імпортованих товарів. Для інших — не потрібен.
• Береться лише з накладної.
• Зазначається суцільним порядком, без розділових знаків. У накладній код може бути з крапками — у чек вносьте його без крапок і пробілів.
• Має парну кількість знаків: 4, 6, 8 або 10.

Можливість погасити акцизну марку

Активується для коктейлів, продажу на розлив тощо. Це дозволяє при додаванні товару в кошик внести його як з акцизною маркою, так і без: марка потрібна при першому розкупорюванні пляшки міцного алкоголю, який є частиною коктейлю або продається на розлив; якщо розкупорювання не було — марка не потрібна.

Ця можливість активується лише разом з активним статусом «Внесення коду акцизної марки в чек».

Роздрібний акциз 5 %

Для алкоголю та пива в чеку розраховується роздрібний акцизний податок — 5 % від роздрібної ціни. Є-Чек рахує його автоматично, вручну нічого рахувати не треба. Якщо захочете перевірити суму, формула така: РА = ФРЦ / 105 × 5, де ФРЦ — фактична роздрібна ціна (з усіма податками). За тютюн роздрібний акциз у чеку не нараховується — його сплачує виробник.

Важливо знати

Слабоалкогольна продукція і тютюн — знімайте галочку внесення марки. МАК обов’язкова лише для міцного алкоголю. Неіснуючі символи в полі МАК = штраф.

Код УКТ ЗЕД — тільки з накладної, суцільним рядком, парна кількість знаків. Будь-які розділові знаки — помилка.

Погашення марки працює лише з увімкненим внесенням марки в чек.

Як додається марка в сам чек (вручну, сканування, погашення при розливі) — це вже наповнення чека, розділ 4.

Наступний крок

3.10. Товар поза списком

Розділ 4 — додавання підакцизного товару в чек

Якщо звичайного товару немає в номенклатурі, його можна додати в чек як «Товар поза списком» — вписати дані вручну. А тепер такий товар можна одразу зберегти до номенклатури, щоб наступного разу не вводити його знову.

Де це працює

Інструкції

Які поля заповнюються

• Назва (до 50 символів)
• Ціна у фіскальному чеку, з усіма податками
• Податкова група
• Кількість товару

Додати в кошик

Натисніть «В кошик» — товар додається в чек, але не зберігається в номенклатуру.

Додати в кошик і зберегти в номенклатуру

1. Натисніть «В кошик і зберегти»
2. Знизу з’явиться вибір категорії — оберіть, до якої категорії віднести товар
3. Товар одразу додається в кошик, а картка зберігається до номенклатури

Якщо закрити вибір категорії — товар усе одно буде в кошику, але не збережеться в номенклатуру.

Важливо знати

Підакцизні товари через «Товар поза списком» додати не можна. Їх заводять до номенклатури завчасно — 3.9.

«Товар поза списком» працює лише за наявності інтернету. Заведена номенклатура доступна й офлайн, а цей спосіб — ні.

Для товару поза списком уважно вписуйте ціну та податкову групу. Це вводиться вручну, тому саме тут виникають помилки в чеку. Якщо продаєте товар регулярно — заведіть його до номенклатури, тоді в чек треба буде вносити лише кількість.

Наступний крок

3.11. Імпорт товарів з Excel — якщо номенклатура велика

Якщо товарів багато, заводити їх по одному довго. Замість цього завантажте шаблон Excel, заповніть його за правилами і завантажте назад — уся номенклатура створиться разом.

Де це працює

Інструкції

1. Натисніть «Імпортувати із Excel»
2. Натисніть «Завантажити шаблон для імпорту» і завантажте шаблон для заповнення
3. Заповніть шаблон інформацією по товарах за правилами
4. Натисніть «Імпортувати завантажений шаблон»

Важливо знати

Правила заповнення — на Листі №2 шаблону. Заповнюйте за форматом і правилами, вказаними там.

Лист із шаблоном перед імпортом видаляти не треба.

Наступний крок

3.12. Обмеження товарів по торгових точках

За замовчуванням усі категорії товарів доступні на всіх торгових точках. За потреби можна обмежити — залишити на конкретній точці лише потрібні категорії.

Де це працює

Інструкції

1. Відкрийте розділ «Торгові точки»: у веб-версії — «Управління касами» → «Торгові точки»; на Android та iOS — «Ще» → «Торгові точки»
2. Увійдіть у профіль потрібної торгової точки
3. Додайте категорії товарів, які мають бути доступні на цій точці
4. Збережіть

Важливо знати

За замовчуванням доступні всі категорії. Обмеження — це навмисна дія: щойно ви додасте на точку конкретні категорії, працюватимуть лише вони.

Обмеження працює по категоріях, а не по окремих товарах. Тому продумайте категорії заздалегідь — 3.7.

Наступний крок

Розділ 4 — робота в касі: створення і фіскалізація чека