10. Розрахункові операції: що треба знати

Цей розділ — про правила роботи з чеками за законом: хто зобов’язаний фіскалізуватись, коли чек потрібен, як правильно заводити товар і які штрафи за порушення. Він пояснює «чому так за законом», а як це зробити в Є-Чек — у відповідних розділах (старт, товари, оплати), на які ми посилаємось.

Це довідкова інформація, а не юридична консультація. У складних випадках порадьтеся з бухгалтером.

Нормативна база: чим регулюється діяльність

Робота з РРО/ПРРО регулюється такими документами (актуальні редакції — на офіційному порталі законодавства):

• Закон України №265/95-ВР — основний закон: що таке розрахункова операція, хто зобов’язаний, звільнення, штрафи (ст. 3, 9, 10, 17, 20) zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-вр
• Положення №13 (Наказ Мінфіну №13 від 21.01.2016) — форма і зміст фіскального чекаzakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16
• Наказ №601 (від 22.11.2024) — зміни у формі чека з 01.03.2025 zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1873-24

• Закон №3219-IX (від 30.06.2023) — скасування мораторію на штрафи за порушення РРО; з 01.10.2023 повернуто відповідальність за неведення обліку товарних запасів zakon.rada.gov.ua/laws/show/3219-20

• Постанова КМУ №894 (від 29.07.2022) — обов’язок забезпечити можливість безготівкової оплати zakon.rada.gov.ua/laws/show/894-2022-п
• Постанова КМУ №1768 (від 29.12.2025) — відтермінування POS-терміналів для 1 групи zakon.rada.gov.ua/laws/show/1768-2025-п
• Постанова НБУ №115 (від 08.09.2025) — заокруглення сум у зв’язку з вилученням монети 10 копійок zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0115500-25
• Порядок №496 (Наказ Мінфіну від 03.09.2021) — ведення обліку товарних запасів zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1411-21

• Постанова КМУ №1336 (від 23.08.2000) — перелік форм діяльності, яким дозволено працювати без РРО з розрахунковими книжками, і граничні обсяги zakon.rada.gov.ua/laws/show/1336-2000-п

• КУпАП (ст. 155-1, 163-15) — адміністративні штрафи за порушення розрахунків і касової дисципліни zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10
• Податковий кодекс України (ст. 80, п. 102.1) — фактичні перевірки та строк давності zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
• Державний класифікатор ДК 016:2010 — класифікація товарів і послуг для спрощеної назви в чеку zakon.rada.gov.ua/rada/show/va457609-10
• Роз'яснення ДПС про «решту» та наявні реквізити чека (03.03.2025) — у чеку відображаються лише наявні у платника реквізити; рядок «решта», ІПН ПДВ, УКТ ЗЕД, марка, рядки 12-17, ставки податків не зазначаються, якщо їх немає tax.gov.ua/media-tsentr/novini/875305.html

ПІДРОЗДІЛ N.1. Що таке розрахункова операція і хто зобов’язаний фіскалізуватись

Суть розрахункових операцій визначає Закон України 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій». З 1 січня 2022 року фіскалізувати й видавати чеки зобов’язані фактично всі підприємці у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

Розрахункова операція — це

Операція підпадає під фіскалізацію, якщо має такі ознаки:

• є сам розрахунок за товари або послуги — готівкою чи оплатою карткою
• є місце розрахунку і отримання товару (або отримання товару за попередньо здійсненим розрахунком)
• відбувається не лише при продажу, а й при поверненні товару торговцю

Конкретно розрахункова операція — це: приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо; видача готівки за повернутий товар; оформлення відповідного розрахункового документа (чека).

Зобов’язання торговця при розрахунковій операції

1. Сформувати і фіскалізувати через РРО/ПРРО чек на повну суму покупки, коректної форми, з коректним зазначенням товару
2. Мати можливість відтворити чек для покупця будь-яким способом (електронний чи паперовий)
3. Використовувати РРО/ПРРО, які відповідають вимогам: щоденний Z-звіт і фіксація операцій онлайн (контрольна стрічка) зі зберіганням на серверах ДПС протягом 3 років
4. Вести облік товарів — якщо це стосується вашої системи оподаткування (див. N.5)

Хто підпадає під зобов’язання ЗУ 265

Усі суб’єкти господарювання, їх господарські одиниці та уповноважені особи, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі при продажу товарів чи наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Зокрема:

• супермаркети, мінімаркети, магазини біля дому
• аптеки та приватні клініки
• ресторани, кав’ярні
• виїзна торгівля
• інтернет-магазини
• сфера послуг

Важливо знати

Прийом оплат картками — це теж розрахункова операція. Вона потребує чека так само, як готівка. Детально про засоби оплати — розділ 5.

Повернення товару — теж розрахункова операція. Видача готівки за повернутий товар оформлюється чеком.

Обов’язок мати POS-термінал — це окреме зобов’язання, не фіскалізація. Забезпечення можливості оплати карткою (платіжний термінал) і видача чека через РРО/ПРРО — два різні обов’язки. Для ФОП 1 групи та продажу власновирощеної продукції обов’язкове забезпечення оплати карткою відтерміновано: постановою КМУ №1768 від 29.12.2025 (зміни до Постанови №894) цей обов’язок настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану. Детально — N.7. Джерело: zakon.rada.gov.ua/laws/show/1768-2025-п.

Наступний крок

N.1. Розрахункові операції: що треба знати

Що таке розрахункова операція і хто зобов’язаний фіскалізуватись

Суть розрахункових операцій визначає Закон України 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій». З 1 січня 2022 року фіскалізувати й видавати чеки зобов’язані фактично всі підприємці у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

Розрахункова операція — це

Операція підпадає під фіскалізацію, якщо має такі ознаки:

• є сам розрахунок за товари або послуги — готівкою чи оплатою карткою
• є місце розрахунку і отримання товару (або отримання товару за попередньо здійсненим розрахунком)
• відбувається не лише при продажу, а й при поверненні товару торговцю

Конкретно розрахункова операція — це: приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо; видача готівки за повернутий товар; оформлення відповідного розрахункового документа (чека).

Зобов’язання торговця при розрахунковій операції

1. Сформувати і фіскалізувати через РРО/ПРРО чек на повну суму покупки, коректної форми, з коректним зазначенням товару
2. Мати можливість відтворити чек для покупця будь-яким способом (електронний чи паперовий)
3. Використовувати РРО/ПРРО, які відповідають вимогам: щоденний Z-звіт і фіксація операцій онлайн (контрольна стрічка) зі зберіганням на серверах ДПС протягом 3 років
4. Вести облік товарів — якщо це стосується вашої системи оподаткування (див. N.15)

Хто підпадає під зобов’язання ЗУ 265

Усі суб’єкти господарювання, їх господарські одиниці та уповноважені особи, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі при продажу товарів чи наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Зокрема:

• супермаркети, мінімаркети, магазини біля дому
• аптеки та приватні клініки
• ресторани, кав’ярні
• виїзна торгівля
• інтернет-магазини
• сфера послуг

Важливо знати

Прийом оплат картками — це теж розрахункова операція. Вона потребує чека так само, як готівка. Детально про засоби оплати — розділ 5.

Повернення товару — теж розрахункова операція. Видача готівки за повернутий товар оформлюється чеком.

Наступний крок

N.2. Кого звільнено від РРО/ПРРО

Закон звільняє від застосування РРО/ПРРО окремі категорії підприємців — за обсягом, сферою діяльності або територією. Звіртеся зі своєю ситуацією: якщо ви не потрапляєте в перелік звільнених, фіскалізація обов’язкова.

Повністю звільнені від РРО/ПРРО та розрахункових книжок

Відповідно до Статті 9 ЗУ 265, РРО/ПРРО та розрахункові книжки не застосовують:

• Платники єдиного податку 1 групи — незалежно від обсягу.
• Платники єдиного податку, якщо річний обсяг розрахункових операцій не перевищує встановлений поріг на один структурний підрозділ. Орієнтовно це близько 1 000 000 грн на рік, але точна межа прив’язана до мінімальної зарплати й переглядається — перевіряйте актуальне значення на момент розрахунку.
• Окремі сфери діяльності за ст. 9: ринки при готівкових операціях; торгівля продукцією власного виробництва; продаж білетів на залізничному та авіатранспорті; торгівля водою, молоком, квасом, олією, живою рибою; розрахунки через банківські системи дистанційного обслуговування.
• Суб’єкти господарювання на території села — за умови, що валовий річний дохід не перевищує встановлений поріг (167 мінімальних зарплат) і дотримані інші умови ст. 9.

Звільнені від РРО/ПРРО, але із застосуванням розрахункових книжок

Відповідно до ст. 10 ЗУ 265, окремим формам і умовам діяльності дозволено проводити розрахунки без РРО/ПРРО, але з використанням розрахункових книжок і книг обліку розрахункових операцій. Перелік таких видів діяльності та граничний річний обсяг, при перевищенні якого РРО/ПРРО стає обов’язковим, встановлює КМУ (Постанова від 23 серпня 2000 р. №1336).

Конкретні граничні обсяги (Постанова №1336): для більшості форм діяльності з переліку — 500 тис. грн на рік на суб’єкта господарювання; для окремих (пункти 4 і 7 переліку) — 250 тис. грн на структурний підрозділ; для частини форм (зокрема пункти 1, 8–11, 15, 19–21, 24–26) граничний обсяг не встановлюється. Точний перелік і пункти — у самій постанові: zakon.rada.gov.ua/laws/show/1336-2000-п.

При перевищенні визначеного граничного річного обсягу застосування РРО/ПРРО стає обов’язковим.

Важливо знати

Звільнення за обсягом — з порогом. Щойно річний обсяг перевищує встановлену межу, звільнення втрачається і фіскалізація стає обов’язковою.

Пороги прив’язані до мінімальної зарплати й змінюються. Орієнтир для звільнення за обсягом — близько 1 млн грн на рік, але не орієнтуйтеся на цифру з чужого джерела за минулий рік. Перевіряйте актуальний розмір або питайте бухгалтера.

Обов’язок мати POS-термінал — це не те саме, що фіскалізація. Це два різні обов’язки: (1) видавати чек через РРО/ПРРО і (2) забезпечити можливість оплати карткою через платіжний термінал. Звільнення від РРО не звільняє автоматично від обов’язку приймати картки, і навпаки.

1 група єдиного податку — окремий випадок саме щодо POS-терміналів. Кабмін 29.12.2025 вніс зміни в Постанову 894 і відтермінував обов’язкове забезпечення оплати карткою (POS-термінал) для ФОП 1 групи та для продажу власновирощеної продукції — тепер він настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану (постанова КМУ №1768). Це стосується саме приймання карток, а не фіскалізації. Детально — N.7.

Наступний крок

N.3. Законний чек і його обов’язкові реквізити

Чек має відповідати формі, встановленій Положенням №13 (Наказ Мінфіну від 21.01.2016 №13 зі змінами, зокрема Наказом №601). Видача чека не за встановленою формою вважається порушенням і штрафується так само, як за нефіскальний чек. Хороша новина: більшість реквізитів Є-Чек заповнює автоматично — якщо ви коректно завели дані в акаунт.

Що таке законний чек

Законний чек — це чек, що підтверджує факт продажу, може бути електронним або паперовим, сформований і фіскалізований через РРО/ПРРО, на повну суму покупки, з коректним зазначенням товару та всіма обов’язковими реквізитами.

Скільки всього реквізитів

Повна форма фіскального чека (ФКЧ-1) за Положенням №13 містить 35 обов’язкових реквізитів для ПРРО(31 для РРО). Але це не означає, що всі 35 ви заповнюєте руками — переважна більшість формується автоматично на рівні ПРРО. Вручну на касі впливаєте лише на кілька: що додали в кошик і як прийняли оплату.

Основні реквізити — і як вони потрапляють у чек

Ми виділяємо ці реквізити як основні, бо саме вони ідентифікують бізнес, товар і оплату, і саме за помилки в них найчастіше штрафують.

Заповнюються автоматично (з ваших даних в акаунті)

• Найменування суб’єкта господарювання (рядок 1) — береться з вашого КЕП при першій ідентифікації ключа.
• Назва і адреса господарської одиниці (рядки 2–3) — з профілю торгової точки, яку ви зареєстрували за формою 20-ОПП. Щоб вони були коректні, додайте касу до торгової точки (1.10).
• ІПН платника ПДВ (де застосовно) — з ваших даних, автоматично.
• Назва товару, податкова група, код УКТ ЗЕД, штрих-код — з картки товару, якщо товар заведено в номенклатуру (розділ 3). Тому підакцизні товари обов’язково заводять завчасно.
• Сума, ПДВ, акцизний податок, заокруглення, «До сплати», «Решта», «Чек №», дата і час, QR-код, фіскальний номер — усе рахує і проставляє Є-Чек.

Залежать від дій касира

• Кількість товару — касир вносить при формуванні кошика.
• Марка акцизного податку — вноситься вручну або скануванням при продажу підакцизного (3.9).
• Форма і засіб оплати (рядки 18–19) — залежить від обраного способу оплати.
• Реквізити ЕПЗ (рядки 12–17) — автоматично при інтегрованому еквайрингу, або вручну при сторонньому терміналі (5.6, N.8).

У чеку — лише наявні реквізити

За роз’ясненням ДПС (03.03.2025), у фіскальному чеку відображаються лише ті реквізити, які наявні у платника під час формування конкретного чека. Наприклад, можуть не зазначатися: ІПН платника ПДВ (якщо ви не платник ПДВ), код УКТ ЗЕД (якщо товар не підакцизний), реквізит марки (якщо товар не маркований), рядок «Решта» (якщо решти не було), ставки податків (якщо ви не платник таких податків). Це не помилка чека, а норма.

Довге ФІО ФОП у чеку

Найменування СГ у чеку — це найменування юрособи або прізвище та ініціали ФОП, як зазначено в Єдиному державному реєстрі. Є-Чек бере ці дані з КЕП, тож окремо вписувати чи скорочувати нічого не треба. Дозволяється використовувати загальноприйняті скорочення — ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю), ПП (приватне підприємство) тощо.

Важливо знати

Найбільше штрафів — за товарні реквізити. За статистикою порушень найвагоміші статті — це помилки в назві товару, коді УКТ ЗЕД та марці акцизного податку. Саме тому коректне заведення номенклатури (розділ 3, N.4) — головний захист.

Автоматичне заповнення працює лише за коректних вихідних даних. Якщо неправильно заведена торгова точка, картка товару чи не додано КЕП — у чек потрапить помилка. «Автоматично» не означає «саме виправиться».

Чек не за встановленою формою = порушення. Штрафується як за чек без фіскалізації. Дотримуйтесь правил заведення товару (N.4) і реквізитів оплати (N.8).

Зміни у формі чека діють з 1 березня 2025 року (Наказ №601). Детально — N.12.

Наступний крок

N.4. Правила заведення товару в чек

Це найважливіший підрозділ для тих, хто заводить номенклатуру: приблизно половина штрафів виписується саме через помилки в назві та реквізитах товару в чеку. Тут — повні правила за законом. Як це зробити в Є-Чек — розділ 3 (товари), який на ці правила спирається.

Загальні правила заведення товару

1. У чеку обов’язково має бути зазначений конкретний товар (не «товар», а «ручка», «олівець») та його кількість
2. Назва має ідентифікувати товар
3. Скорочення припустиме, якщо воно дозволяє ідентифікувати товар

Назва товару: спрощена чи повна

Яку назву можна використовувати, залежить від вашої системи оподаткування та виду товару.

Спрощена назва

Відображає споживчі ознаки товару і належність до товарної групи, без уточнень. Наприклад: «бакалія», «папір», «вода».

Можна використовувати, якщо виконуються всі умови: ФОП 2–4 групи єдиного податку; не платник ПДВ; не веде облік товарів; не торгує підакцизними та ризиковими групами (технічно складні побутові товари, ліки, медичні та ювелірні вироби).

Спрощена назва — не довільна

За Положенням №13 спрощена назва має однозначно ідентифікувати належність товару до групи за Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010. На практиці це означає: назва має «спускатися» до конкретного виду товару, а не лишатися на рівні загальної групи.

Приклад: «Продукти харчування» — недостатньо (це надто широка група). А от «Карамель» — достатньо: це конкретний вид, який однозначно ідентифікує товар за класифікатором.

Автозапчастини мають у класифікаторі код 34330000-9 — «Запасні частини до вантажних транспортних засобів, фургонів та легкових автомобілів».

Якщо сумніваєтесь, яку саме назву обрати за класифікатором — краще проконсультуватися з податковим консультантом. Вибір спрощеної назви за ДК 016:2010 має нюанси, а помилка в назві — це штраф.

Повна назва

Дозволяє ідентифікувати товар навіть при скороченні й відповідає обліку. Обов’язкова для тих, хто веде облік товарів або торгує ризиковими групами та підакцизом.

Приклади: підакцизне — «Сигарети Parliament Platinum» можна скоротити до «Сиг-ти Parliam Plat»; алкоголь — група, назва (можна українською), градус, літраж: «Віскі Джек Деніелс 45 0,7 л»; техніка — назва товару, виробник (бренд), модель.

Заведення акцизних товарів у чек

Для підакцизних товарів розрахункові операції проводяться через РРО/ПРРО із зазначенням:

• коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД
• найменування товарів
• цін товарів
• кількості товарів
• цифрового значення штрихового коду марки акцизного податку (серія та номер) — при роздрібній торгівлі алкогольними напоями

Підакцизний товар обов’язково заводиться (програмується) до продажу. За п. 11 ст. 3 Закону №265 суб’єкт господарювання зобов’язаний проводити розрахункові операції з підакцизними товарами через РРО/ПРРО із застосуванням режиму програмування найменування кожного товару із зазначенням коду УКТ ЗЕД. Тобто кожен підакцизний товар має бути заведений у номенклатуру заздалегідь — «на льоту» через «Товар поза списком» його додати не можна.

МАК обов’язкова лише для алкоголю. Для слабоалкогольної продукції та тютюну марка в чек не вноситься. Детально — 3.9 (як налаштувати картку) і N.5 (підакцизні товари).

Код УКТ ЗЕД

• Зазначається лише для підакцизних та імпортованих товарів. Для інших не потрібен.
• Береться лише з накладної, яка видається при закупівлі товару.
• Зазначається суцільним порядком, без розділових знаків. У накладній може бути з крапками — у чек вносьте без крапок і пробілів.
• Має парну кількість знаків: 4, 6, 8 або 10.

Важливо знати

Половина штрафів — через помилки в назві товару. Не спрощуйте назву, якщо не маєте на це права за системою оподаткування. Сумніви — порадьтеся з бухгалтером.

Спрощена назва має відповідати класифікатору ДК 016:2010 і спускатися до конкретного виду товару, а не залишатися на рівні широкої групи.

Автозапчастини — складний випадок. Можуть належати до технічно складних побутових товарів, але не всі: багато запчастин для ремонту не входять до переліку, а складні електронні компоненти — можуть.

Як завести товар у Є-Чек — розділ 3: звичайний товар (3.4), назва (3.3), підакцизний (3.9).

Наступний крок

N.5. Підакцизні товари: правила

Підакцизні товари мають окремі вимоги: роздрібний акциз, акцизна марка, код УКТ ЗЕД. Тут — норма за законом. Як налаштувати картку підакцизного товару в Є-Чек — 3.9.

Що належить до підакцизних товарів

Податковий кодекс відносить до підакцизних:

• спирт етиловий та інші спиртові дистиляти, алкогольні напої, пиво
• тютюнові вироби, тютюн і промислові замінники тютюну
• рідини для електронних сигарет
• пальне
• легкові автомобілі, кузови, причепи, мотоцикли, транспорт для перевезення 10+ осіб і вантажів
• електрична енергія

Роздрібний акциз 5 %

Роздрібним акцизом 5 % оподатковуються лише пиво та алкогольні напої (включно зі слабоалкогольними та алкогольними коктейлями). Ставка — 5 % від роздрібної ціни (повна ціна реалізації з ПДВ).

Тютюн, тютюнові вироби та рідини для електронних сигарет роздрібним акцизом 5 % не оподатковуються — за них акциз сплачує виробник.

Що вважається алкогольним напоєм: продукти спиртового бродіння або на основі харчових спиртів з вмістом спирту етилового понад 0,5 % об’ємних одиниць (товарні позиції 2203, 2204, 2205, 2206 крім кваса «живого» бродіння, 2208 за УКТ ЗЕД).

Слабоалкогольні напої оподатковуються роздрібним акцизом 5 %, бо є видом алкогольних напоїв.

Винятки (не оподатковуються): напої без вмісту спирту (безалкогольне пиво) або квас з вмістом спирту до 1,2 %.

Формула роздрібного акцизу

Є-Чек рахує акциз автоматично. Якщо хочете перевірити: РА = ФРЦ / 105 × 5, де ФРЦ — фактична роздрібна ціна (ціна в чеку) з урахуванням ПДВ та акцизу. ПДВ = (ФРЦ − РА) / 120 × 20. Наприклад, при ціні 100 грн: РА = 4,76 грн, ПДВ = 15,87 грн.

Акцизна марка (МАК)

Для алкоголю — марка обов’язкова. У чеку зазначається цифрове значення штрихового коду марки (серія та номер) при роздрібній торгівлі алкогольними напоями.

Для слабоалкогольної продукції — марка в чек не вноситься. Внесення неіснуючих символів у поле МАК призведе до штрафів.

Для тютюну — МАК не вноситься. З квітня 2023 акциз за тютюнові вироби сплачує виробник, а не торговець. У Є-Чек для тютюну поле МАК недоступне.

Для коктейлів і продажу на розлив — за вибором (погашення марки): марка вноситься при першому розкупорюванні пляшки міцного алкоголю, а якщо розкупорювання не було — не вноситься.

Код УКТ ЗЕД для підакцизних

• Береться лише з накладної при закупівлі товару.
• Зазначається суцільним порядком, без розділових знаків. У накладній може бути з крапками — у чек без крапок.
• Має парну кількість знаків: 4, 6, 8 або 10.

Важливо знати

Підакцизні товари обов’язково заводяться до номенклатури завчасно — через «Товар поза списком» їх додати не можна. Як налаштувати картку — 3.9. Це вимога закону: за п. 11 ст. 3 Закону №265 розрахункові операції з підакцизними товарами проводяться через РРО/ПРРО із застосуванням режиму програмування найменування кожного товару із зазначенням коду УКТ ЗЕД.

З листопада 2026 запроваджується електронна марка акцизного податку. Детально — N.12.

Наступний крок

N.6. Звіти, Z-звіт і контрольна стрічка

Закон вимагає щоденної звітності при роботі з РРО/ПРРО і збереження копій усіх чеків. Тут — що це за звіти і навіщо. Як формувати їх у Є-Чек — розділ 6 (звіти).

Z-звіт (фіскальний звітний чек)

Містить підсумки по всіх розрахункових операціях за касову зміну. Створюється щоденно при здійсненні розрахункових операцій, у паперовій або електронній формі, і передається до ДПС перед закриттям зміни. Дані заносяться до фіскальної пам’яті РРО або фіскального сервера ДПС.

Z-звіт створюється щоденно, якщо були розрахункові операції.

X-звіт (денний звіт)

Містить підсумки по розрахункових операціях за зміну, але, на відміну від Z-звіту, не передається до ДПС. Використовується для проміжного контролю протягом зміни.

Контрольна стрічка

Це копії всіх розрахункових документів (чеків) та електронні копії Z-звітів, сформовані послідовно.

• Для РРО — копії чеків, надруковані або створені електронно; друкується за кожен касовий день, додається до журналу КОРО і зберігається 3 роки.
• Для ПРРО — електронні копії чеків і Z-звітів, сформовані послідовно, з додаванням у кожен наступний документ хешу попереднього. Зберігаються в електронній формі та на серверах ДПС.

Важливо знати

Дані зберігаються на серверах ДПС протягом 3 років. Це вимога закону до фіксації розрахункових операцій онлайн.

Нульовий Z-звіт може привернути увагу ДПС. Якщо продажів не було, не варто відкривати зміну — нульовий звіт (за всі продажі протягом зміни, яких не було) може стати приводом для уваги податківців.

Штраф за незакритий або несвоєчасно зданий Z-звіт. Детально про штрафи — N.11.

Як формувати звіти в Є-Чек — розділ 6.

Наступний крок

N.7. Безготівкові розрахунки: коли чек потрібен, а коли ні

Не всі безготівкові операції потребують чека — усе залежить від того, як саме надійшли кошти. Тут — норма за законом. Який засіб оплати обрати в Є-Чек для конкретного випадку (Нова Пошта, доставка, інтегратор) — розділ 5.8.

Безготівкові операції, які потребують чека

Прийом оплат картками — це розрахункова операція, вона потребує чека. Ви маєте видати чек, якщо отримуєте оплату через:

• банківський платіжний POS-термінал у торговій точці
• платіжні застосунки (наприклад, Visa tap to phone)
• інтернет-еквайринг (LiqPay, Portmone, WayForPay, iPay, Fondy, mono checkout тощо) та оплату по QR-коду
• інтернет-банкінг (Приват24, Ощад24 тощо), коли реквізити вказані НЕ у форматі IBAN
• небанківських надавачів платіжних послуг (наприклад, Нова Пей) — навіть якщо оплата надходить за IBAN

Тип таких оплат у чеку — картка, безготівковий.

Безготівкові оплати, які НЕ потребують чека

РРО/ПРРО можна не застосовувати, коли оплата надходить за реквізитами IBAN банківського рахунку одним із банківських способів:

• переказ з поточного рахунку покупця на рахунок продавця через установу банку
• внесення коштів через касу банку
• через інтернет-банкінг на реквізити продавця у форматі IBAN
• через платіжний термінал або ПТКС, що належать банку

А також окремі випадки:

• оплата через банківський термінал самообслуговування (не плутати з POS-терміналами, які обслуговує касир)
• накладений платіж — покупець фактично розраховується з поштовим оператором, і чек видає поштовий оператор (якщо кур’єр поштової служби сам приймає оплату — чек видає кур’єр)

Ключове розмежування

Оплата за IBAN через банк — чека немає. Оплата через еквайринг або небанківського провайдера — чек потрібен. Позиція ДПС останнім часом посилилась: звільнення від РРО/ПРРО діє лише коли розрахунок за IBAN є банківською операцією. Якщо кошти проходять через небанківського надавача платіжних послуг (Нова Пей та подібні) — навіть за IBAN — така оплата потребує чека.

Інтернет-банкінг vs інтернет-еквайринг: оплата, яку покупець сам робить карткою через свій банківський застосунок на ваш IBAN, — не розрахункова операція, чек не потрібен. А оплата через еквайринговий сервіс (коли покупець переходить за посиланням і вводить реквізити картки) — розрахункова, чек потрібен.

Обов’язковість POS-терміналів

Постанова КМУ №894 від 29.07.2022 зобов’язує торговців забезпечити можливість безготівкових розрахунків через платіжний термінал. Строки вводилися поетапно за кількістю населення населеного пункту:

• понад 25 тис. осіб — з 1 січня 2023 року
• від 5 до 25 тис. осіб — з 1 січня 2024 року
• менше 5 тис. осіб — з 1 січня 2025 року

Для ФОП 1 групи — відтерміновано. Обов’язок для платників єдиного податку 1 групи, торгівлі через торгові автомати, виїзної (виносної) торгівлі та продажу власноруч вирощеної або відгодованої продукції мав настати з 1 січня 2026 року. Але постановою КМУ №1768 від 29.12.2025 цей строк відтерміновано: тепер обов’язок настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану.

Штраф за відсутність платіжного термінала (де він обов’язковий) — 8 500–17 000 грн. Детально про штрафи — N.11.

Особливості інтернет-торгівлі

Фіскалізація інтернет-еквайрингу

При отриманні коштів через інтернет-еквайринг (клієнт переходить за посиланням і вводить реквізити платіжної операції) прийом оплати потребує фіскалізації. Чек треба створити, фіскалізувати (у веб-версії, на смартфоні або терміналі) і надіслати клієнту месенджером, електронною поштою, роздрукувати й покласти в посилку або передати в момент передачі товару — але не пізніше передачі товару.

Відправлення через експедитора

При відправленні товару експедитором (логістичною компанією), який не має статусу кур’єра чи перевізника, не бере участі в розрахунку — фіскальний чек формується Торговцем до відправлення і вкладається в коробку з товаром або надсилається покупцю при передачі товару експедитору.

Формування чека при післяплаті

При післяплаті на момент формування чека оплата ще не відбулася, ПРРО не поєднане з ЕПЗ, тому рядки 12–17 не заповнюються. У чеку зазначається вид оплати «в кредит» або «відстрочення оплати» (післяплата), форма оплати — безготівкова. Додатковий чек фінансовому посереднику видавати не потрібно.

Оплата на ключ-картку ФОП

Оплату на ключ-картку ФОП можна використовувати, але з нюансом: реквізити ЕПЗ (рядки 12–17) для такої операції заповнити немає з чого — продавцю їх нізвідки взяти. Тому для інтернет-продажів рекомендуємо приймати оплату за IBAN або через еквайринг. Крім того, деякі банки обмежують ключ-картки: при оплаті з ПриватБанку операція автоматично трансформується в IBAN-платіж.

Важливо знати

Який засіб оплати обрати в Є-Чек для Нової Пошти, доставки Bolt чи оплати через інтегратора — розділ 5.8.

Це довідка, а не консультація. Позиція ДПС у частині безготівкових розрахунків неоднозначна і змінюється. У складних випадках порадьтеся з бухгалтером.

Наступний крок

N.8. Засоби оплати та реквізити ЕПЗ

Реквізити ЕПЗ (електронного платіжного засобу) — це рядки 12–17 чека. Тут — коли за законом їх треба заповнювати, як позначати форму і засіб оплати в чеку, і що таке «з’єднаний» та «поєднаний» термінал. Як це робиться в Є-Чек — 5.1 (засоби оплати) і 5.6 (сторонній термінал і ЕПЗ).

Форма і засіб оплати в чеку (рядки 18–19)

Кожен чек містить форму оплати (рядок 18) і засіб оплати (рядок 19). Форма оплати може мати одне зі значень: ГОТІВКА, БЕЗГОТІВКОВА або ІНШЕ. Рядок 18 може повторюватися відповідно до кількості різних форм оплати, а рядок 19 — відповідно до кількості засобів оплати. При розрахунку готівкою (форма «ГОТІВКА») засіб оплати не зазначається і рядок 19 не друкується (п. 7 розд. II Положення №13).

Офіційна таблиця Мінфіну: як позначати оплату в чеку

На запит Асоціації ПРРО Міністерство фінансів разом з НБУ і ДПС надало роз’яснення, як заповнювати рядки 18–19 для різних випадків оплати:

Важлива обмовка Мінфіну. Ця інформація є довідковою, не має статусу податкової консультації і не є вичерпною. Засіб оплати в чеку суб’єкт господарювання зазначає відповідно до фактично використаного засобу оплати під час конкретної операції. Тому в багатьох рядках позначення — на вибір СГ.

Коли заповнюються реквізити ЕПЗ

У новій версії Наказу №13 (п. 4 розділу III, зі змінами за Наказом №601) чітко визначено: рядки 12–17 фіскального чека заповнюються у разі застосування при розрахунках електронного платіжного засобу (платіжної картки) через платіжний термінал, з’єднаний або поєднаний з РРО/ПРРО.

Що таке «з’єднаний» і «поєднаний» термінал

Точні визначення з Положення №13 (абзаци 9–10 п. 2 розд. 1, у редакції Наказу №601):

• Термінал, з’єднаний з РРО/ПРРО — сукупність платіжного терміналу та з’єднаного з ним РРО/ПРРО за допомогою будь-яких проводових або безпроводових засобів зв’язку, які в процесі обробки інформації фактично взаємодіють шляхом обміну командами, повідомленнями, пакетами даних.
• Термінал, поєднаний з РРО/ПРРО — сукупність платіжного терміналу та поєднаного з ним в одному корпусі або в одному застосунку РРО/ПРРО, які фактично взаємодіють обміном даними.

Роз’яснення ДПС — підкатегорія 101.09 ЗІР.

Практичне тлумачення ДПС

За роз’ясненнями ДПС (2023 рік), сам факт підключення ПРРО і POS-термінала банку до мережі Інтернет через спільний інтерфейс (навіть Wi-Fi) перетворює їх на єдину телекомунікаційну систему. Оскільки жодну версію ПРРО і жодну модель POS-термінала не можна використовувати без інтернету, ПРРО і POS-термінал банку, розміщені на одному робочому місці касира та в робочому стані, слід вважати з’єднаними.

Тобто з’єднаним вважається навіть банківський або мобільний термінал, не інтегрований з Є-Чек, але який разом з касою знаходиться в одного касира, на одному робочому місці. У такому разі реквізити ЕПЗ вносяться в чек.

Для інтернет-оплат на сайті ЕПЗ не потрібні. Якщо оплата відбувається на сайті через підключену платіжну систему (LiqPay, WayForPay тощо) — рядки 12–17 не заповнюються, там не використовується POS-термінал.

Позиція Є-Чек

На думку Є-Чек, внесення реквізитів ЕПЗ при використанні не інтегрованого термінала на одному робочому місці касира — обов’язкове, і це максимально мінімізує ризики штрафу при перевірці. Але клієнт може відмовитися від внесення, якщо вважає інакше — у Є-Чек передбачена така можливість (аварійний сценарій «нулі в ЕПЗ», див. 5.6).

Чому вигідна інтеграція еквайрингу

При інтеграції платіжного рішення з Є-Чек реквізити ЕПЗ додаються в чек автоматично — без ручного вводу і з меншим ризиком помилок. Обираєте засіб оплати «Картка через Є-Чек» → оплата → реквізити в чеку. Як підключити — 5.4 (мобільні термінали) і 5.5 (по банках).

Важливо знати

Штраф за відсутність ЕПЗ — 25–150 % суми чека. Саме тому інтеграція еквайрингу зменшує ризики: реквізити підтягуються самі.

Якщо термінал не інтегрований — реквізити вносяться вручну зі еквайрингового чека, або через аварійний сценарій «нулі в ЕПЗ». Детально — 5.6.

RRN — необов’язковий реквізит (Наказ №13 його не вимагає), але зручний для пошуку транзакції в еквайра.

Суму комісійної винагороди еквайра в чеку продажу вказувати не треба — Є-Чек проставляє в цьому полі 0. Це поле передбачене для чеків на переказ (ФКЧ-3), а не для звичайного продажу. Тому окремо рахувати чи вносити відсоток комісії, який утримує еквайр, не потрібно.

Наступний крок

N.9. Ліміти на розрахунки

На розрахунки діють ліміти — готівкові (за Положенням НБУ) і на перекази фізосіб (за Меморандумом про прозорість ринку платіжних послуг). Ці ліміти впливають на роботу з касою, тому Є-Чек попереджає про них.

Готівкові ліміти

Суб’єкти господарювання мають право розраховуватися готівкою протягом одного дня:

• між собою — до 10 000 грн включно
• з фізособою — до 50 000 грн включно (за одним або кількома платіжними документами)

Обмеження щодо граничної суми готівкових розрахунків не поширюється на розрахунки електронними платіжними засобами (картками).

Ліміти на перекази фізосіб

Для переказів фізичних осіб «з картки на картку» та на перекази за реквізитами IBAN діє обмеження НБУ:

• з 01.02.2025 — до 150 тис. грн на місяць
• з 01.06.2025 — до 100 тис. грн на місяць (для клієнтів «середнього» та «низького» рівня ризику, якщо немає документального підтвердження доходів)

Ліміт встановлюється на обіг — надходження і витрати коштів. Для ФОП, якому перераховують кошти на рахунок за IBAN, цей ліміт також діє.

Попередження в Є-Чек

При перевищенні суми кошика понад 50 тис. грн Є-Чек показує повідомлення про ліміти розрахунків — на Android, iOS і у веб-версії.

Важливо знати

Ліміти змінюються. Вони встановлюються постановами НБУ та Меморандумом і переглядаються — орієнтуйтеся на актуальні значення або уточнюйте в банку.

Готівковий ліміт з фізособою — 50 тис. грн/день, між СГ — 10 тис. грн/день. Перевищення — порушення касової дисципліни.

Наступний крок

N.10. Перевірки ДПС

ДПС перевіряє дотримання правил розрахункових операцій. Тут — які бувають перевірки, як проходить фактична (саме вона стосується роботи з касою), що конкретно перевіряє інспектор на місці і за який період можуть виписати штраф.

Види перевірок

Передбачено 3 види податкових перевірок:

• Камеральні — за даними звітності, без виходу до платника.
• Фактичні — саме вони стосуються порядку розрахункових операцій і роботи з РРО/ПРРО (виконання ЗУ 265).
• Документальні — планові та позапланові.

Фактична перевірка

Фактична перевірка стосується порядку здійснення розрахункових операцій і ведення касових операцій. Проводиться за місцем фактичної діяльності платника (ст. 80 Податкового кодексу).

Здійснюється без попередження платника. Проводиться двома і більше посадовими особами ДПС у присутності представника СГ або особи, що фактично здійснює розрахункові операції.

Як проходить

1. Попередньо може проводитися контрольна закупка — купується товар і фіксуються порушення.
2. Під час візиту інспектор надає: направлення на перевірку, копію наказу про її проведення і службове посвідчення осіб, зазначених у направленні.

Що саме перевіряє інспектор на місці

За практикою фактичних перевірок, інспектор по пунктах перевіряє:

• Реєстрацію ПРРО — фіскальний номер, версію програмного забезпечення, наявність і цілісність пломб.
• Право на приміщення — документ на право власності або користування торговою точкою, її площу.
• Забезпечення безготівкової оплати — наявність платіжного термінала (де обов’язковий).
• Ліцензії — на роздрібну торгівлю алкоголем і тютюном: чинні, з правильною адресою і фіскальним номером ПРРО згідно з додатком до ліцензії.
• Систему оподаткування — група, ставка, чи платник ПДВ.
• Режим програмування — чи запрограмовано найменування кожного товару, ціни та облік кількості. Продаж «загальним рядком» без програмування — порушення.
• Контрольні стрічки та Z-звіти — їх створення і зберігання.
• Готівку в касі — звірка фактичної готівки з денним Z-звітом. Розбіжність (нестача або надлишок) фіксується як порушення.
• Видачу чеків — чи проводяться всі продажі через РРО/ПРРО з видачею чека.
• Марку акцизного податку в чеку — чи зазначено цифрове значення штрихкоду марки при продажу алкоголю.
• Облік товарів — чи обліковані товари у встановленому порядку і чи є документи про походження (накладні) в місці продажу.

Детальний чек-лист саме по підакцизних товарах (ліцензії, марки, ціни) — N.13.

За який період можуть виписати штраф

Строк давності регулюється Податковим кодексом (п. 102.1): ДПС може перевіряти за період 3 роки (1095 днів) з моменту закінчення граничного строку подання звітності. З урахуванням мораторіїв фактично перевіряють чеки за 1–4 роки. Подання уточнюючого розрахунку перериває перебіг строку давності.

Що вважається невиконанням ЗУ 265

Порушенням є не тільки невикористання РРО/ПРРО, але й:

• взагалі не виданий чек
• чек, виданий не на повну суму
• не відтворений (не продемонстрований) електронний чек для покупця
• некоректний чек — з порушеннями за формою і кількістю полів
• некоректно зазначений товар у чеку
• відсутність ЕПЗ у чеку
• використання некоректно працюючих РРО/ПРРО

Важливо знати

Найчастіші порушення на перевірках — продаж без чеків (розбіжність готівки з Z-звітом), алкоголь без марки в чеку, товари без обліку та без документів про походження, продаж без режиму програмування. Саме ці пункти інспектор фіксує в акті.

Законний чек має 35 обов’язкових реквізитів для ПРРО (31 для РРО), затверджених Наказом №13. Чек не за формою прирівнюється до невиданого.

Не відкривайте зміну, якщо продажів немає. Нульовий Z-звіт може привернути увагу ДПС. А незакрита вчасно зміна (пізніше 24 годин) — порушення касової дисципліни зі штрафом. Детально — N.11.

Половина штрафів — через помилки в чеку (назва, реквізити). Тому завчасне коректне заведення номенклатури (розділ 3, N.4) — найкращий захист.

Наступний крок

N.11. Штрафи

Законодавство про розрахункові операції змінюється. Тут — ключові зміни 2025–2026 років, які впливають на роботу з касою. Актуальність перевіряйте: правила можуть оновлюватися.

Штрафи у повному розмірі — з 1 серпня 2025

Завершився перехідний період зі зниженими штрафами (25% / 50%). З 1 серпня 2025 року штрафи за незастосування РРО/ПРРО та невидачу чеків діють у повному розмірі — 100% і 150%. Детально — N.11.

Заокруглення 10 копійок — з 1 жовтня 2025

Відповідно до Постанови НБУ №115 від 08.09.2025, з 1 жовтня 2025 року, якщо немає монет номіналом 10 копійок, загальні суми готівкових розрахунків у чеку заокруглюються:

• сума, що закінчується від 1 до 24 копійок — заокруглюється вниз до найближчих 0 копійок
• від 25 до 49 — до 50 копійок
• від 50 до 74 — до 50 копійок
• від 75 до 99 — вгору до найближчої гривні

Заокруглення стосується лише готівкових розрахунків. Безготівкові проходять у точній сумі.

Ліміт переказів фізосіб — з 1 червня 2025

З 01.06.2025 діє ліміт 100 тис. грн на місяць для переказів «з картки на картку» та за реквізитами IBAN (для клієнтів середнього та низького рівня ризику, без документального підтвердження доходів). До цього, з 01.02.2025, ліміт був 150 тис. грн. Детально — N.9.

Відтермінування POS-терміналів для 1 групи — з 29 грудня 2025

Постановою КМУ №1768 від 29.12.2025 внесено зміни в Постанову №894: обов’язкове використання POS-термінала для ФОП 1 групи, торгівлі через автомати, виїзної торгівлі та продажу власновирощеної продукції відтерміновано. Тепер цей обов’язок настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану. Детально — N.7.

Електронна марка акцизного податку — з листопада 2026

З листопада 2026 року запроваджується обов’язок застосування електронної марки акцизного податку. При введенні електронної МАК її потрібно буде вводити і для тютюну (зараз для тютюну МАК не вноситься). Фіскальний чек має міститиме цифрове значення штрихового коду марки або унікальний ідентифікатор електронної марки акцизного податку.

Важливо знати

Це не повний перелік змін. Законодавство оновлюється — перевіряйте актуальні вимоги або уточнюйте в підтримці Є-Чек.

Про зміни в самому Є-Чек повідомляємо окремо — стежте за оновленнями застосунку.

Законодавство про розрахункові операції змінюється. Тут — ключові зміни 2025–2026 років, які впливають на роботу з касою. Актуальність перевіряйте: правила можуть оновлюватися.

Зміни форми чека — Наказ №601 (з 1 березня 2025)

Наказом №601 внесено зміни у форму та зміст фіскального чека (Положення №13). Перехідний період продовжили до 1 березня 2025 року. Що змінилося:

• Підпис касира виключено з чека. Тепер у чеку інформація про касира не друкується. Ідентифікувати касира можна через звіти (Z-звіт і звіт за період). При цьому дані про те, хто підписав розрахунковий документ, передаються на сервери ДПС — тож ДПС бачить касира.
• Підпис держателя ЕПЗ виключено з реквізитів чека.
• QR-код на чеку тепер веде на сайт ДПС, де можна перевірити наявність фіскалізованого чека.
• «Засіб оплати» — окремий рядок (додатково до форми оплати).
• «Решта» — окремий обов’язковий рядок.
• «Чек №» — з’явилася фраза «Чек №» перед номером.
• Дата і час розрахунку — окремий рядок (раніше були частиною рядка з номером чека).
• Марка акцизного податку — уточнено, з чого складається: серія та номер на алкоголь, або унікальний ідентифікатор чи серійний номер електронної марки.
• Назва товару — деталізовано, що для спрощенців може бути і спрощена назва товару чи послуги.

Для користувачів Є-Чек усі ці зміни — не проблема: у нових версіях застосунку все виконано автоматично, достатньо оновитися. Більшість реквізитів у чеку Є-Чек і так відображалися правильно — Наказ №601 переважно вніс роз’яснення.

У чеку — лише наявні реквізити (роз’яснення ДПС 03.03.2025)

ДПС роз’яснила: у фіскальному чеку відображаються лише ті реквізити, які наявні у платника під час формування конкретного чека. Наприклад, можуть не зазначатися:

• ІПН платника ПДВ — якщо ви не зареєстровані платником ПДВ
• код УКТ ЗЕД — якщо товар не підакцизний
• реквізит марки акцизного податку — якщо товар не маркований
• рядок «Решта» — якщо решти при розрахунку не було
• ставки податків — якщо ви не платник таких податків

Детальніше про реквізити чека — N.3.

Штрафи у повному розмірі — з 1 серпня 2025

Завершився перехідний період зі зниженими штрафами (25% / 50%). З 1 серпня 2025 року штрафи за незастосування РРО/ПРРО та невидачу чеків діють у повному розмірі — 100% і 150%. Детально — N.11.

Заокруглення 10 копійок — з 1 жовтня 2025

Відповідно до Постанови НБУ №115 від 08.09.2025, з 1 жовтня 2025 року, у зв’язку з вилученням монети 10 копійок, загальні суми готівкових розрахунків можуть заокруглюватися до 00 або 50 копійок:

• сума, що закінчується від 1 до 24 копійок — вниз до найближчих 00 копійок
• від 25 до 49 — до 50 копійок
• від 50 до 74 — до 50 копійок
• від 75 до 99 — вгору до найближчої гривні

Це добровільна норма. Кожен суб’єкт господарювання застосовує заокруглення на власний розсуд — по мірі того, як в обороті не залишається монет 10 копійок для решти. Штрафу за незаокруглення немає, якщо вам є чим видати решту.

Заокруглення стосується лише готівкових розрахунків. Безготівкові проходять у точній сумі.

Як увімкнути в Є-Чек: на Android та iOS — «Ще» → «Налаштування компанії» → активувати «Використовувати заокруглення до 00 або 50 копійок». За замовчуванням працює старий формат. Налаштування робиться на конкретній платформі й діє саме на ній.

Ліміт переказів фізосіб — з 1 червня 2025

З 01.06.2025 діє ліміт 100 тис. грн на місяць для переказів «з картки на картку» та за реквізитами IBAN (для клієнтів середнього та низького рівня ризику, без документального підтвердження доходів). До цього, з 01.02.2025, ліміт був 150 тис. грн. Детально — N.9.

Відтермінування POS-терміналів для 1 групи — з 29 грудня 2025

Постановою КМУ №1768 від 29.12.2025 внесено зміни в Постанову №894: обов’язкове використання POS-термінала для ФОП 1 групи, торгівлі через автомати, виїзної торгівлі та продажу власновирощеної продукції відтерміновано. Тепер цей обов’язок настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану. Детально — N.7.

Електронна марка акцизного податку — з листопада 2026

З листопада 2026 року запроваджується обов’язок застосування електронної марки акцизного податку. При введенні електронної МАК її потрібно буде вводити і для тютюну (зараз для тютюну МАК не вноситься). Фіскальний чек має міститиме цифрове значення штрихового коду марки або унікальний ідентифікатор електронної марки акцизного податку.

Важливо знати

Це не повний перелік змін. Законодавство оновлюється — перевіряйте актуальні вимоги або уточнюйте в підтримці Є-Чек.

Про зміни в самому Є-Чек повідомляємо окремо — стежте за оновленнями застосунку.

Підакцизні товари — зона підвищеної уваги ДПС. Фактичні перевірки з продажу алкоголю, тютюну й пального проводяться навіть під час воєнного мораторію на штрафи. Цей підрозділ — про операційну дисципліну: що перевіряють, за що штрафують і як працювати, щоб уникнути порушень. Як налаштувати картку підакцизного товару в Є-Чек — 3.9.

Що перевіряє ДПС

Дозвільні документи

• Наявність чинної ліцензії на роздрібну/оптову торгівлю — окремо на алкоголь, окремо на тютюн, окремо на пальне
• Відповідність адреси торгової точки адресі в ліцензії
• Відповідність фіскального номера РРО/ПРРО тому, що вказаний у додатку до ліцензії
• Строк дії ліцензії (не прострочена)

Марки акцизного податку (алкоголь, тютюн)

• Наявність та цілісність марки на кожній одиниці товару
• Справжність марки (звірка з базою ДПС)
• Відображення реквізитів марки (серія, номер) та цифрового значення її штрихкоду в фіскальному чеку

Фіскалізація та програмування РРО/ПРРО

• Чи запрограмоване кожне найменування підакцизного товару з кодом УКТ ЗЕД, ціною та обліком кількості
• Чи формується коректний чек з усіма реквізитами при кожному продажу

Ціни

• Дотримання мінімальних роздрібних цін (горілка, коньяк, лікеро-горілчані вироби, вино, сидр/перрі)
• Дотримання максимальних роздрібних цін для тютюну (МРЦ, вказана на пачці)

Облік і походження товару

• Наявність первинних документів (накладні) на кожну партію товару
• Ведення форми обліку товарних запасів — обов’язкова для підакцизних товарів навіть під час воєнного мораторію
• Відповідність фактичних залишків на вітрині/складі даним обліку

Готівкова дисципліна

• Звірка фактичної готівки в касі з денним Z-звітом

Важливо: мораторій не рятує

Загальний мораторій на штрафи за Законом про РРО діє, але не поширюється на порушення, пов’язані саме з продажем підакцизних товарів. Тому весь блок вище (крім готівкової дисципліни) стягується у повному обсязі навіть зараз. Розміри штрафів — N.11.

Як правильно працювати з акцизом

1. Оформити ліцензію заздалегідь — окремо на кожен вид товару, звірити адресу та фіскальний номер РРО з додатком до ліцензії, продовжувати вчасно, без розривів
2. Купувати товар лише у постачальників із власною ліцензією на оптову торгівлю/виробництво — обов’язково зберігати накладні
3. Перевіряти марку акцизного податку на кожній одиниці перед викладенням — цілісність, читабельність штрихкоду
4. Правильно запрограмувати РРО/ПРРО: кожен підакцизний товар — з кодом УКТ ЗЕД, найменуванням, ціною, одиницею обліку. Не продавати «загальним рядком»
5. Перевірити, що чек коректно відображає серію/номер марки та штрихкод — залежить від налаштувань каси, тому протестувати контрольним чеком
6. Дотримуватись мінімальних/максимальних цін — стежити за оновленнями постанов КМУ
7. Вести форму обліку товарних запасів і тримати її в місці торгівлі
8. Регулярно звіряти готівку в касі з Z-звітом наприкінці зміни
9. Не продавати алкоголь/тютюн неповнолітнім — перевіряти документи при найменшому сумніві

Покроковий порядок роботи з підакцизним товаром

1. Прийом товару від постачальника

• Перевірити накладну та документи про легальність походження товару
• Звірити, чи має постачальник ліцензію на оптову торгівлю/виробництво
• Оглянути кожну одиницю на наявність марки, її цілісність, відсутність слідів переклеювання
• Звірити серію та номер марки з супровідними документами
• Зафіксувати надходження у формі обліку товарних запасів

2. Зберігання та викладення

• Зберігати підакцизний товар окремо від неврахованого
• Виставляти лише товар, зафіксований в обліку та з непошкодженою маркою
• Періодично звіряти залишки з даними обліку (не рідше разу на тиждень)

3. Налаштування каси

• Запрограмувати кожне найменування: назва, код УКТ ЗЕД, ціна, одиниця виміру
• Переконатися, що каса підтягує серію/номер марки та формує штрихкод у чеку
• Провести контрольний чек і візуально перевірити всі обов’язкові реквізити

4. Процес продажу

• Обирати товар лише з переліку запрограмованих позицій — не використовувати довільний ввід для підакцизного
• Переконатися, що марка не пошкоджена; пошкоджений товар вилучити з обігу
• Видавати чек одразу після оплати, за потреби перевіряти вік покупця

5. Звітність та зберігання документів

• Зберігати Z-звіти, книгу обліку та форму обліку товарних запасів у місці торгівлі
• Готувати документи до пред’явлення на першу вимогу — ненадання прирівнюється до відсутності обліку
• Щомісяця звіряти дані РРО з фактичними залишками та закупівлями

6. Внутрішній самоконтроль

• Раз на квартал — вибіркова перевірка чеків на наявність штрихкоду марки та коду УКТ ЗЕД

Важливо знати

Це підтверджено практикою. Реальні акти фактичних перевірок ДПС фіксують саме ці порушення: продаж без чеків, відсутність МАК на алкоголь у чеку, підакцизні товари без обліку та без документів про походження.

Як завести підакцизний товар у Є-Чек — 3.9. Норма про підакциз — N.5. Розміри штрафів — N.11.

Якщо касові операції виконують не власник, а наймані працівники, окрім реєстрації ключа касира в ДПС (1.8) потрібні кадрові документи. Їх наявність — це дотримання касової дисципліни, яку регулює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Цей підрозділ — про те, які документи оформити.

Чотири документи, які потрібні

При використанні найманих працівників як касирів оформлюються:

1. Наказ про касову дисципліну
2. Розпорядження керівника про покладення обов’язків касира
3. Посадова інструкція касира
4. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

1. Наказ про касову дисципліну

Основний організаційний документ. Його зміст законом не регламентований — кожне підприємство вирішує, що включити. Доцільно зазначити:

• хто відповідає за організацію і ведення касових операцій
• осіб, на яких покладаються обов’язки касира під час його тимчасової відсутності (відпустка, хвороба тощо)
• необхідність ознайомити працівника-касира з внутрішнім порядком оприбуткування готівки в касі
• необхідність укласти з касиром договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
• схему документообігу при оформленні касових операцій, зокрема осіб, уповноважених підписувати видаткові касові документи
• відповідального за отримання готівки в банку і своєчасне здавання суми понад ліміт каси до банку
• періодичність інвентаризації каси
• особу, яка контролює виконання наказу

2. Розпорядження керівника

Рішення про покладення обов’язків касира на конкретних працівників затверджується письмовим розпорядженням керівника. Обмежень щодо посади працівника, який виконуватиме обов’язки касира, ані Положення №148, ані інша касова нормативка не містить — головне затвердити рішення письмово.

3. Посадова інструкція касира

У ній зазначаються вимоги до касира, перелік його обов’язків і функцій, а також порядок притягнення до відповідальності за невиконання. Після затвердження керівником інструкція доводиться до відома працівника під підпис. Оформлюється у двох екземплярах: один зберігається у відділі кадрів, другий передається працівнику.

4. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

Укладається з працівником, який виконуватиме обов’язки касира. У договорі зазначають посаду працівника і найменування виконуваної роботи — обов’язки касира.

Важливо знати

Ці документи потрібні лише для найманих касирів. Якщо в касі працює сам Власник ПРРО, кадрові документи не потрібні — достатньо реєстрації ключа (1.8).

Це організаційні документи підприємства, а не щось, що робиться в Є-Чек. Вони оформлюються окремо, згідно з касовою дисципліною.

Реєстрація ключа касира в ДПС — окрема дія. Кадрові документи її не замінюють. Як зареєструвати ключ — 1.8.

Наступний крок

1.8. Реєстрація ключа касира в ДПС (5-ПРРО)

Облік товарних запасів — це вимога закону, окрема від обліку залишків у Є-Чек. Тут — хто зобов’язаний вести облік, що таке Форма обліку, що в ній відображати і які штрафи. Важливо не плутати цей облік із функцією «облік залишків» у Є-Чек — це різні речі.

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів

• Усі юридичні особи — незалежно від групи товарів.
• ФОП на загальній системі оподаткування — незалежно від групи товарів.
• ФОП на єдиному податку третьої групи — платники ПДВ (ставка 3%) — незалежно від групи товарів.
• ФОП на єдиному податку 2, 4 та 3 групи (ставка 5%) — лише якщо торгують «ризиковими групами» товарів: технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними та ювелірними виробами.

Хто не зобов’язаний

ФОП 2–4 групи єдиного податку, які не торгують ризиковими групами, — облік вести не зобов’язані, навіть якщо продають підакцизні товари. Обов’язок вести облік визначається системою оподаткування та наявністю ризикових груп, а не самим фактом продажу підакцизу.

Обов’язок діє з 1 жовтня 2023 року (Закон №3219-IX від 30.06.2023). До цієї дати за неведення обліку діяла амністія на штрафи.

Що таке Форма обліку

Форма ведення обліку товарних запасів (Порядок №496) — це документ, у якому відображаються надходження і вибуття товарів. Ведення обліку означає:

• Збереження первинних документів, що підтверджують придбання та реалізацію товарів. Документи мають знаходитися в місці реалізації товару.
• Відображення надходження і вибуття товарів у Формі обліку. Форма має знаходитися в місці реалізації. Спосіб ведення значення не має — електронний або роздрукований. По факту продажу форма має бути роздрукована, підписана і знаходитись у місці продажу.

Що відображати у Формі обліку

Відображати потрібно:

• придбання (надходження) товарів
• вибуття через внутрішнє переміщення між магазинами й складами одного ФОП (краще за ціною придбання)
• знищення або втрату товару (за ціною придбання)
• повернення товару постачальнику (за ціною придбання)
• використання товару на власні потреби (за ціною придбання)

Відображати НЕ треба: вибуття товарів, проданих із використанням РРО/ПРРО (п. 3 розд. II Порядку №496).

Облік залишків у Є-Чек ≠ Форма обліку

Це найважливіше, щоб не отримати штраф. Функція «облік залишків» у Є-Чек — це управлінський облік: вона допомагає орієнтуватися у фактичних залишках товарів. Вона не є виконанням вимоги закону щодо ведення обліку товарних запасів.

• Продаж через ПРРО Є-Чек не треба відображати у Формі обліку — а отже, інтеграція Є-Чек із Формою обліку не потрібна.
• Форму обліку та первинну документацію можна вести окремо — в Excel або у фізичному файлі. Окрема програма для цього не потрібна.
• Увімкнений «облік залишків» у Є-Чек не звільняє від ведення Форми обліку за законом.

Штрафи за неведення обліку

Фінансова санкція — 100% вартості товару, реалізованого без первинних документів на придбання або без відображення у Формі обліку, за цінами реалізації, але не менше 10 НМДГ (170 грн). Загрожує (ст. 20 ЗУ 265):

• ФОП 2, 4 та 3 (5%) груп ЄП, які реалізують ризикові групи товарів
• ФОП 3 групи (3%, платники ПДВ) і на загальній системі — у сфері торгівлі, харчування та послуг

Адміністративна відповідальність (ст. 155-1 КУпАП):

• на осіб, які проводять розрахунки — 34–85 грн; повторно протягом року — 85–170 грн
• на посадових осіб — 85–170 грн; повторно — 170–340 грн

Штраф застосовується лише під час фактичної перевірки і лише щодо товарів, які знаходяться в місці продажу. Роз’яснення ДПС — ЗІР, категорія 109.02.

Важливо знати

Як увімкнути облік залишків у Є-Чек (управлінський) — 3.8. Це зручно для контролю, але не замінює Форму обліку.

Це довідка, а не консультація. Якщо не впевнені щодо свого обов’язку вести облік — порадьтеся з бухгалтером.

Якщо чайові зазначені в рахунку, їх оплата підлягає фіскалізації — і при готівці, і при оплаті карткою через термінал закладу. Цей підрозділ актуальний насамперед для ресторанної сфери.

Коли потрібен чек на чайові

Чек треба видати обов’язково на всю суму рахунку — незалежно від способу оплати.

• Оплата карткою — кошти потрапляють на рахунок закладу. Оприбутковувати їх у касі не потрібно, але чек РРО/ПРРО на весь рахунок відвідувачу надати обов’язково.
• Оплата готівкою — сума чайових потрапляє в касу закладу і оприбутковується разом із виручкою від реалізації страв та послуг.

Що вказувати в чеку

У чеку зазначаються:

• продані товари (страви)
• окрема послуга «Обслуговування» — на суму чайових

Це звичайний продаж: ПДВ за вашою системою оподаткування — без ПДВ (якщо ви не платник ПДВ) або 20 %.

Важливо знати

Чайові — це і дохід, і витрата закладу. Отримана сума потрапляє в дохід закладу, але вона ж потрапляє й у витрати на оплату праці офіціанта — по суті стає частиною його зарплати.

Податкові наслідки рахує бухгалтер. Конкретне оподаткування чайових (ПДФО, військовий збір, ЄСВ, єдиний податок) залежить від вашої системи оподаткування і форми виплати офіціанту. Це зона відповідальності бухгалтера закладу — тут ми даємо лише правило фіскалізації.

Наступний крок

N.1. Що таке розрахункова операція

Розділ «Розрахункові операції»: усі «Важливо знати»

Зібрані всі блоки «Важливо знати» з підрозділів N.1-N.16 — ключові застереження за законом про розрахункові операції, чеки, підакциз, перевірки і штрафи.

Розрахункові операції: що треба знати

Прийом оплат картками — це теж розрахункова операція. Вона потребує чека так само, як готівка. Детально про засоби оплати — розділ 5.

Повернення товару — теж розрахункова операція. Видача готівки за повернутий товар оформлюється чеком.

Обов'язок мати POS-термінал — це окреме зобов'язання, не фіскалізація. Забезпечення можливості оплати карткою (платіжний термінал) і видача чека через РРО/ПРРО — два різні обов'язки. Для ФОП 1 групи та продажу власновирощеної продукції обов'язкове забезпечення оплати карткою відтерміновано: постановою КМУ №1768 від 29.12.2025 (зміни до Постанови №894) цей обов'язок настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану. Детально — N.7. Джерело: zakon.rada.gov.ua/laws/show/1768-2025-п.

N.2. Кого звільнено від застосування РРО/ПРРО

Звільнення за обсягом — з порогом. Щойно річний обсяг перевищує встановлену межу, звільнення втрачається і фіскалізація стає обов'язковою.

Пороги прив'язані до мінімальної зарплати й змінюються. Орієнтир для звільнення за обсягом — близько 1 млн грн на рік, але не орієнтуйтеся на цифру з чужого джерела за минулий рік. Перевіряйте актуальний розмір або питайте бухгалтера.

Обов'язок мати POS-термінал — це не те саме, що фіскалізація. Це два різні обов'язки: (1) видавати чек через РРО/ПРРО і (2) забезпечити можливість оплати карткою через платіжний термінал. Звільнення від РРО не звільняє автоматично від обов'язку приймати картки, і навпаки.

1 група єдиного податку — окремий випадок саме щодо POS-терміналів. Кабмін 29.12.2025 вніс зміни в Постанову 894 і відтермінував обов'язкове забезпечення оплати карткою (POS-термінал) для ФОП 1 групи та для продажу власновирощеної продукції — тепер він настане через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану (постанова КМУ №1768). Це стосується саме приймання карток, а не фіскалізації. Детально — N.7.

N.3. Законний чек і його обов'язкові реквізити

Найбільше штрафів — за товарні реквізити. За статистикою порушень найвагоміші статті — це помилки в назві товару, коді УКТ ЗЕД та марці акцизного податку. Саме тому коректне заведення номенклатури (розділ 3, N.4) — головний захист.

Автоматичне заповнення працює лише за коректних вихідних даних. Якщо неправильно заведена торгова точка, картка товару чи не додано КЕП — у чек потрапить помилка. «Автоматично» не означає «саме виправиться».

Чек не за встановленою формою = порушення. Штрафується як за чек без фіскалізації. Дотримуйтесь правил заведення товару (N.4) і реквізитів оплати (N.8).

Зміни у формі чека діють з 1 березня 2025 року (Наказ №601). Детально — N.12.

N.4. Правила заведення товару в чек

Половина штрафів — через помилки в назві товару. Не спрощуйте назву, якщо не маєте на це права за системою оподаткування. Сумніви — порадьтеся з бухгалтером.

Спрощена назва має відповідати класифікатору ДК 016:2010 і спускатися до конкретного виду товару, а не залишатися на рівні широкої групи.

Автозапчастини — складний випадок. Можуть належати до технічно складних побутових товарів, але не всі: багато запчастин для ремонту не входять до переліку, а складні електронні компоненти — можуть.

Як завести товар у Є-Чек — розділ 3: звичайний товар (3.4), назва (3.3), підакцизний (3.9).

N.5. Підакцизні товари: правила

Підакцизні товари обов'язково заводяться до номенклатури завчасно — через «Товар поза списком» їх додати не можна. Як налаштувати картку — 3.9. Це вимога закону: за п. 11 ст. 3 Закону №265 розрахункові операції з підакцизними товарами проводяться через РРО/ПРРО із застосуванням режиму програмування найменування кожного товару із зазначенням коду УКТ ЗЕД.

З листопада 2026 запроваджується електронна марка акцизного податку. Детально — N.12.

N.6. Звіти, Z-звіт і контрольна стрічка

Дані зберігаються на серверах ДПС протягом 3 років. Це вимога закону до фіксації розрахункових операцій онлайн.

Нульовий Z-звіт може привернути увагу ДПС. Якщо продажів не було, не варто відкривати зміну — нульовий звіт (за всі продажі протягом зміни, яких не було) може стати приводом для уваги податківців.

Штраф за незакритий або несвоєчасно зданий Z-звіт. Детально про штрафи — N.11.

Як формувати звіти в Є-Чек — розділ 6.

N.7. Безготівкові розрахунки та інтернет-торгівля: коли потрібен чек

Який засіб оплати обрати в Є-Чек для Нової Пошти, доставки Bolt чи оплати через інтегратора — розділ 5.8.

Це довідка, а не консультація. Позиція ДПС у частині безготівкових розрахунків неоднозначна і змінюється. У складних випадках порадьтеся з бухгалтером.

N.8. Засоби оплати та реквізити ЕПЗ

Штраф за відсутність ЕПЗ — 25–150 % суми чека. Саме тому інтеграція еквайрингу зменшує ризики: реквізити підтягуються самі.

Якщо термінал не інтегрований — реквізити вносяться вручну зі еквайрингового чека, або через аварійний сценарій «нулі в ЕПЗ». Детально — 5.6.

RRN — необов'язковий реквізит (Наказ №13 його не вимагає), але зручний для пошуку транзакції в еквайра.

Суму комісійної винагороди еквайра в чеку продажу вказувати не треба — Є-Чек проставляє в цьому полі 0. Це поле передбачене для чеків на переказ (ФКЧ-3), а не для звичайного продажу. Тому окремо рахувати чи вносити відсоток комісії, який утримує еквайр, не потрібно.

N.9. Ліміти на розрахунки

Ліміти змінюються. Вони встановлюються постановами НБУ та Меморандумом і переглядаються — орієнтуйтеся на актуальні значення або уточнюйте в банку.

Готівковий ліміт з фізособою — 50 тис. грн/день, між СГ — 10 тис. грн/день. Перевищення — порушення касової дисципліни.

N.10. Перевірки ДПС

Найчастіші порушення на перевірках — продаж без чеків (розбіжність готівки з Z-звітом), алкоголь без марки в чеку, товари без обліку та без документів про походження, продаж без режиму програмування. Саме ці пункти інспектор фіксує в акті.

Законний чек має 35 обов'язкових реквізитів для ПРРО (31 для РРО), затверджених Наказом №13. Чек не за формою прирівнюється до невиданого.

Не відкривайте зміну, якщо продажів немає. Нульовий Z-звіт може привернути увагу ДПС. А незакрита вчасно зміна (пізніше 24 годин) — порушення касової дисципліни зі штрафом. Детально — N.11.

Половина штрафів — через помилки в чеку (назва, реквізити). Тому завчасне коректне заведення номенклатури (розділ 3, N.4) — найкращий захист.

N.11. Штрафи

За незбереження Z-звітів окремого штрафу немає. Відповідальність за незбереження фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів), створених РРО/ПРРО, законом не передбачена. А от за неподання Z-звіту — 510 грн.

Службові операції самі по собі не штрафуються — вони не є розрахунковими. Але є ризик: якщо на момент відкриття зміни в касі є залишок готівки, а «службове внесення» не проведено, при перевірці різниця між Х-звітом і фактичною готівкою може бути розцінена як нефіскалізована сума — і це вже штраф 100% / 150%.

За одне порушення можна отримати кілька штрафів від різних органів. Теоретично одночасно: 3 400 грн (ст. 163-15 КУпАП), 8 500 грн (Закон про захист прав споживачів), 170 грн (ст. 155 КУпАП).

Найкращий захист — коректний чек. Половина штрафів — через помилки в назві та реквізитах. Заводьте номенклатуру завчасно і за правилами (розділ 3, N.4).

N.12. Зміни 2025–2026

Це не повний перелік змін. Законодавство оновлюється — перевіряйте актуальні вимоги або уточнюйте в підтримці Є-Чек.

Про зміни в самому Є-Чек повідомляємо окремо — стежте за оновленнями застосунку.

N.13. Акцизні товари: що перевіряє ДПС і як працювати

Це підтверджено практикою. Реальні акти фактичних перевірок ДПС фіксують саме ці порушення: продаж без чеків, відсутність МАК на алкоголь у чеку, підакцизні товари без обліку та без документів про походження.

Як завести підакцизний товар у Є-Чек — 3.9. Норма про підакциз — N.5. Розміри штрафів — N.11.

N.14. Касова дисципліна: документи для найманих касирів

Ці документи потрібні лише для найманих касирів. Якщо в касі працює сам Власник ПРРО, кадрові документи не потрібні — достатньо реєстрації ключа (1.8).

Це організаційні документи підприємства, а не щось, що робиться в Є-Чек. Вони оформлюються окремо, згідно з касовою дисципліною.

Реєстрація ключа касира в ДПС — окрема дія. Кадрові документи її не замінюють. Як зареєструвати ключ — 1.8.

N.15. Облік товарних запасів

Як увімкнути облік залишків у Є-Чек (управлінський) — 3.8. Це зручно для контролю, але не замінює Форму обліку.

Це довідка, а не консультація. Якщо не впевнені щодо свого обов'язку вести облік — порадьтеся з бухгалтером.

N.16. Чайові: чи потрібен чек

Чайові — це і дохід, і витрата закладу. Отримана сума потрапляє в дохід закладу, але вона ж потрапляє й у витрати на оплату праці офіціанта — по суті стає частиною його зарплати.

Податкові наслідки рахує бухгалтер. Конкретне оподаткування чайових (ПДФО, військовий збір, ЄСВ, єдиний податок) залежить від вашої системи оподаткування і форми виплати офіціанту. Це зона відповідальності бухгалтера закладу — тут ми даємо лише правило фіскалізації.