Робота з касою є-чек

1. Касир авторизується в ПРРО Е-ЧЕК: вводить логін та PIN код

2. Обирає касу, через яку Він буде працювати
до цієї каси у касира повинен бути доступ, доступ касирів до кас визначає Власник ПРРО

3. Відкриває зміну на касі
відкриття зміни- відправка першого чека в ДПС з нульовими операціями

4. Робить службове внесення
тобто готівку в касу для здачі Клієнтам

5. Працює в касі: створює чеки, приймає по ним оплати, фіскалізує їх через відправку на сервери ДПС та відправляє чеки Клієнтам
в результаті відправки чеків на сервери ДПС чекам присвоюється фіскальний номер та відбувається фіскалізація чеку перевірити фіскалізацію чеку і його відображення на сайті ДПС для себе і для Клієнта можна прямо через Е-ЧЕК

6. Всі операції по касі за касову зміну автоматично відображаються в Х-звіті
Х-звіт – денний звіт, який містить підсумки розрахункових операцій за зміну, не відправляється до ДПС, але обов'язковий для створення в Е-ЧЕК він створюється для Вас автоматично

7. Наприкінці касової зміни для її закриття касир формує Z-звіт закриває зміну той касир, який її відкрив, або старший касир
Z-звіт - фіскальний звітний чек з усіма розрахунковими операціями за зміну, який відправляється до ДПС перед закриттям зміни по касі в Е-ЧЕК за Вашим вибором для автоматизації дій, Z-звіт може формується автоматично в зазначений Вами час

8. Перевіряє коректність Z-звіту: загальну суму, кількість операцій, та, в разі наявності розбіжностей, повертається в історію продаж та перевіряє чеки за зміну

9. При коректному Z-звіті натискає відправити його на сервери ДПС

10. Перед відправкою Z-звіту на сервери ДПС Е-ЧЕК пропонує Вам зробити службову видачу готівкових коштів, щоб Ви не порушували обсяг готівкової виручки в касі

11. Після підтвердження видачі готівкових коштів Z-звіт відправляється на сервера ДПС
по факту відправлення на сервери Z-звіту та отримання Z-звіту серверами ДПС йому присвоюється фіскальний номер

1. чек повинен бути сформований на всі розрахункові операції та на повну суму

2. в одній програмній касі одночасно може працювати лише 1 касир

3. відкривати та закривати касу необхідно на одному й тому ж пристрої

4. 1 робоча зміна каси не повинна перевищувати 24 години:
за 24 години з часу відкриття відкрита зміна в касі повинна бути закрита тобто Z-звіт повинен бути сформований та відправлений до ДПС не пізніше 24 годин з часу відкриття автоматичне формування Z-звіту можна обрати в налаштуваннях

5. менше, ніж 24 години працювати каса може, час роботи каси від відкриття до закриття зміни - на Ваш розсуд

6. для роботи в касі початок роботи в касі та час для відкриття зміни не має значення
Навіть, якщо Ви вже відкрили та закрили зміну в касі, а Вам потрібно знову з нею працювати в той же самий день, Ви можете знову відкрити зміну, здійснити продаж та закрити зміну, кількість відкритих та закритих змін за день не має значення

7. в процессі роботи з касою касир повинен створювати:
• Х-звіт – денний звіт, який містить підсумки розрахункових операцій за зміну, не відправляється до ДПС , але обов'язковий для створення В Е-ЧЕК Х-звіт створюється для Вас автоматично
• контрольну стрічку – копії чеків за потрібний період, зібраних послідовно
в Е-ЧЕК контрольна стрічка створюється для Вас автоматично

8. при роботі з касою необхідно чітко притримуватись послідовності дій на початку та на завершені касової зміни

9. програмна каса, ПРРО працює від інтернету та наявності зв'язку з серверами податкової

10. при відсутності зв' язку з серверами ДПС в ПРРО Е-ЧЕК використовуйте офлайн режим, який передбачений в Е-ЧЕК відповідно до ЗУ 265
В офлайн режимі можна створювати, присвоювати резервні фіскальні номери та видавати чеки Клієнтам
як тільки зв' язок з серверами ДПС буде відновлено, сформовані в офлайн режимі чеки будуть відправлені до серверів ДПС
WEB працює лише при наявності інтернету, але при відсутності зв'язку з серверами ДПС

11. Офлайн включається автоматично, або в ручну та передбачає:
• кіл-ть чеків з виділеними фіскальними номерами в офлайн – від 2000 шт.
• кіл-ть годин в офлайн – безперервно не більше 36 годин, в місяць 168 годин (на період воєнного стану обмеження не застосовуються)

12. відповідно зо ЗУ 265 Ви повинні сформувати та фіскалзувати електронний чек, щоб виконати зобов'язання по фіскалізації

13. спосіб передачі чека Клієнту – за домовленістю з Клієнтом, відповідно до ЗУ чек повинен бути відтвореним для Клієнта, непередача чека Клієнту, якщо Він цього вимагає, не є невиконанням ЗУ

14. за бажанням Ви можете роздрукувати чек: в телефоні - підключивши принтер через «Bluetooth», на WEB - обравши вже приєднаний до нього принтер, друкувати чек не обов'язково

15. не перевищувати граничних сум для розрахунків готівкою в розмірі 50 000 грн.

16. здавати готівкову виручку в касі за касову зміну без порушення термінів

17. з ПРРО в кінці дня не потрібно друкувати чеки та звіти

18. всі електронні звіти та чеки знаходяться в розділі Звіти та розділі архів чеків в Е-ЧЕК без обмеження часу, тобто Ви завжди зможете показати їх при перевірці
контрольна стрічка - зберігається за 7 днів

1. чернетки чеків
2. комбіновані оплати
3. закриті/відкриті коментарі в чеках
4. знижки на окремі позиції в чеку, чи на весь чек
5. брендинг чеку (Ваш логотип)
6. функція без здачі
7. автоматичне додавання в чек зв'язаного товару
8. спрощена каса для касирів з основними кнопками для роботи на головному екрані
9. вільна ціна
10. всі потрібні види та режими оплат
11. автоматичний Z-звіт
12. POS термінал в смартфоні
13. cканування штрих коду товару камерою смартфону
14. офлайн режим при відсутності інтернет зв'язку та зв'язку з серверами податкової

Ви можете додати в чек коментарі: внутрішній - корисний для себе, та зовнішній - приємний для Клієнта
 

В є-чек передача електронного чеку Клієнту відбувається наступними способами:

1. через QR-код

2. в будь-які месенджери, налаштовані на Вашому смартфоні, або через електронну пошту

Також прямо через Е-ЧЕК перед відправкою чеку Клієнту Ви можете перевірити його фіскалізацію та наявність на серверах ДПС для себе та для Клієнта

Вимоги до заведення товару в чек відповідно до ЗУ
Положення № 13* визначає обов'язковим реквізитом фіскального касового чеку «назву товару (послуги)» та дає нам і визначення назви товару (послуги):
«назва товару (послуги) — слово, поєднання слів або слова та цифрового коду, які відображають споживчі ознаки товару (послуги) та однозначно ідентифікують товар чи послугу в документообігу СГ»
* Положення № 13 - Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13

Отже, в чеку по товару обов'язково має бути:
1. зазначений конкретний товар (ручка, олівець) та його кількість
2. при цьому назва, яку Ви вписуєте в чек, або при заведенні товару має ідентифікувати товар
3. якщо скорочення дозволяє ідентифікувати товар, воно теж припустимо

Приклади написання товарів в чеках

Ми передбачили максимальний перелік можливостей для оперативного пошуку товарів із списку заведених товарів, щоб Ви могли швидко працювати з Клієнтом

Важливо: щоб Ви могли здійснювати пошук за різними параметрами, Вам потрібно ввести їх при створенні товару

Так, в момент створення чеку, пошук товарів у списку товарів можна здійснювати:

1. за артикулом, або кількох цифрах артикулу
2. за внутрішнім кодом товару, або кількох цифрах коду
3. за назвою товару, або кількох літерах назви
4. за через сканування штрих коду товару камерою смартфону
5. за зображенням
6. за описом, або кількох літерах опису
7. за фільтром:
• по ціні, або діапазону цін
• за категоріями, до яких Ви віднесли товар
• за датами, або періодом створення товару

Суб'єкти господарювання (далі- СГ) відповідно до ЗУ 265 також зобов'язані:
для підакцизних товарів проводити розрахункові операції через РРО та/або через ПРРО з використанням режиму програмування із зазначенням:
o коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД,
o найменування товарів,
o цін товарів
o кількості товарів
o із зазначенням цифрового значення штрихового коду марки акцизного податку (серія та номер) при роздрібній торгівлі алкогольними напоями

Отже, правила роботи з підакцизними товарами при створенні чеку:
1. Підакцизний товар повинен бути завчасно заведений
2. Обов'язкова інформація для заповнення при завчасному заведенні:
2.1. код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД,
2.2. найменування товарів
2.3. ціна товарів
ця інформація повинна бути обов'язково зазаначена в чеку для підакцизного товару
3. При створенні чеку обов'язково потрбно додати індивідуальну характеристику кожного підакцизного товару цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку (серія та номер) при роздрібній торгівлі алкогольними напоями

Каса ПРРО працює за наявності:
1) інтернету
2) зв' язку з серверами ДПС

В Е-ЧЕК наявний функціональний офлайн-режим для всіх випадків:
1) офлайн-режим в разі відсутності зв'язку з серверами ДПС
2) офлайн-режим в разі відсутності інтернету
3) є можливість автоматичного та ручного переходу в офлайн-режим (наприклад, коли заздалегідь відомо, що ДПС не буде працювати, або, що у Вас не буде інтернету)

Наявність в ПРРО офлайн режиму при відсутності зв'язку з серверами ДПС в ПРРО є-чек передбачена ЗУ 265: В ньому можна створювати, присвоювати резервні фіскальні номери та видавати чеки Клієнтам за відсутності зв'язку з серверами ДПС
Як тільки зв' язок з серверами ДПС буде відновлено, сформовані в офлайн режимі чеки будуть відправлені до серверів ДПС

Офлайн включається автоматично, або вручну та передбачає:
• кіл-ть чеків з виділеними фіскальними номерами в офлайн – від 2000 шт.
• кіл-ть годин в офлайн – безперервно не більше 36 годин, в місяць 168 годин (на період воєнного стану обмеження не застосовуються)

Важливі враховувати при користуванні офлайн режимом:
1. поки Ви не вийшли з офлайну не можна змінювати пристрій для роботи цієї каси, бо офлайн чеки будуть втрачені
2. платіжні технології, які інтегровані в Е-ЧЕК для прийому оплат картами в смартфоні (Visa tap to phone, платіжний QR код) при відсутності в режимі офлайн не працюють
 

Чернетка чеків – корисна функція відтермінування чеків від моменту створення до моменту їх оплати

Черги в касі? Треба робити чеки швидко?

1) Завчасно підготуйте чернетки чеків на популярні товари та використовуйте їх для швидкого чеку!
або
2) Збережіть чек, як чернетку, якщо Покупець пішов дообирати товар, а Вам треба продовжити обслуговування

Кількість чернеток, які Ви можете створювати в є-чек – не обмежена

ПРРО Е-ЧЕК інтегровано з платіжними рішеннями, що перетворюють смартфон на касу та POS-термінал та банківський POS-термінал на касу:

1. для смартфонів Аndroid з вбудованим NFC-модулем:

• інтегрована технологія Tap to Phone від Visa для прийому оплат картами з NFC
• банки Партнери, які забезпечують еквайринг: NEO BANK, Конкорд, Ощадбанк

IOS офіційно не підтримує технологію NFC, тому на IOS ця технологія не працює

2. для смартфонів IOS та Android та веб - комп'ютерів, планшетів:

• інтегрована технологія прийому оплат картами через платіжний QR
• банки Партнери, які забезпечують еквайринг: Конкорд

3. для POS-терміналів:

• програмна каса Е-ЧЕК інтегрована на сучасні моделі Аndroid терміналів, які представлені в багатьох банках ті фінансових Компаніях
• моделі: Castles SATURN1000F2, Verifon X990, Ingenico APOS A8
• банки Партенери та ФК: ПУМБ, Конкорд, Ощадбанк, Райффайзен Банк, Sense bank, ОТП, Восток, МТБ, Окси Банк

Особливості: каса Е-ЧЕК працює в режимі офлайн навіть при відсутності інтернету, платіжні рішення працюють лише за наявності інтернету

ПРРО - програмний реєстратор розрахункових операцій:

· програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс виконує
· у вигляді технологічного та/або програмного рішення, виконує
· що використовується на будь-якому пристрої виконує
· в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу виконує
· який призначений для реєстрації розрахункових операцій при: виконує
- продажу товарів (наданні послуг)
- операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг)
- операцій з приймання готівки для виконання платіжних операцій

ПРРО допускаються до використання, якщо:

1) реалізовані фіскальні функції відповідно до ЗУ
фіскальні функції - це здатність забезпечувати у фіскальній пам'яті реєстратора розрахункових операцій одноразове занесення, довгострокове зберігання, багаторазове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації про обсяг розрахункових операцій, виконаних у готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо), або про обсяг операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів;
виконує

2) підтримують фіскальний режим роботи
виконує


фіскальний режим роботи ПРРО - це режим роботи програмного реєстратора розрахункових операцій, зареєстрованого у реєстрі таких реєстраторів, що забезпечує реєстрацію розрахункових документів на фіскальному сервері контролюючого органу відповідно до цього Закону;
для ПРРО реєстрація електронних розрахункових документів, електронних фіскальних звітів та електронних фіскальних звітних чеків - присвоєння програмним забезпеченням фіскального сервера контролюючого органу фіскального номера електронному розрахунковому документу, електронному фіскальному звіту та електронному фіскальному звітному чеку, що створені ПРРО, із збереженням даних щодо виконання розрахункової операції у системі обліку даних реєстраторів розрахункових операцій
фіскальний номер електронного розрахункового документа, електронного фіскального звіту та електронного фіскального звітного чека - унікальний код, що формується реєстратором розрахункових операцій або фіскальним сервером контролюючого органу та присвоюється електронному розрахунковому документу, електронному фіскальному звіту та електронному фіскальному звітному чеку під час їх реєстрації;
фіскальний сервер контролюючого органу : програмно-технічний комплекс, через який реалізується фіскальна функція та який здійснює:
1. реєстрацію програмних реєстраторів розрахункових операцій, електронних розрахункових документів, електронних фіскальних звітів та електронних фіскальних звітних чеків,
2. збереження даних щодо проведеної розрахункової операції у системі обліку даних реєстраторів розрахункових операцій,
3. обробки та надання доступу до інформації про розрахункові операції, проведені з використанням програмних реєстраторів розрахункових операцій,
4. а також інтеграцію з програмними реєстраторами розрахункових операцій через програмний інтерфейс (АРІ), розміщений у відкритому вільному доступі;

3) не потребують обслуговування в процесі використання, лише підтримка взаємодії з API ДПС та відповідність вимогам вище :
ПРРО не потребує обслуговування, ТО і регулярної заміни, підтримка коректної роботи ПРРО – на виробниках ПРРО
виконує

Також відповідно до ЗУ 265 в є-чек передбачені всі обов'язкові звіти, чітко дотримані їх форми, дотримана форма та зміст чека, передбачена коректна логіка роботи з касою, наявний офлайн режим
 

Форма та зміст фіскального чека та інших розрахункових документів, надання покупцю яких є обов'язковим, встановлені Положенням №13 (Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 зі змінами та доповненнями)

Визначено, що фіскальний чек має містити 30 обов'язкових реквізитів для ПРРО та 31 – для РРО!

У разі відсутності в документі хоча б одного з обов'язкових реквізитів, а також недотримання сфери його призначення, такий документ не прийматиметься як розрахунковий!

Чек в Е-ЧЕК відповідає всім вимогам Положення 13 по формі та змісту, а отже Ви повністю захищені та працюєте Законно

Форма та обов'язкові реквізити Z-звіту передбачені Постановою Кабінету Міністрів України від 18 лютого 2002 року № 199 «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій та вимог щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування»
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=9...
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/199-2002-%D0%B...

Всі чеки, які створені Вами через ПРРО Е-ЧЕК зберігаються нами на серверах в необмеженій кількості по обсягу чеків та по часу зберігання. Ви завжди можете переглянути потрібний Вам чек Історії продаж в мобільній версії, або в Архіві чеків в веб інтерфейсі та за бажанням Покупця повернути Вам товар/послугу, повернення чеку відбувається також саме тут.

В процессі роботи з касою касир повинен створювати:
• контрольну стрічку – копії чеків за потрібний період, зібраних послідовно
в Е-ЧЕК контрольна стрічка створюється для Вас автоматично

Всі електронні звіти та чеки знаходяться в розділі Звіти та розділі архів чеків в Е-ЧЕК без обмеження часу, тобто Ви завжди зможете показати їх при перевірці
контрольна стрічка - зберігається за 7 днів

1. Штрафи при роботі з касою передбачені ЗУ 265/95-ВР та КпАП

2. Найбільші штрафи передбачені саме за невиконання ЗУ 265 і невикористання РРО/ПРРО, невидачу чеку, видачу чеку не на повну суму Покупки
Так, штраф за продаж товару без застосування РРО та /або ПРРО при розрахункових операціях та невидача касового чеку, видачу чеку не на повну суму Покупки становить:
• 100% вартості проданих з порушеннями товарів (робіт, послуг) — за порушення, вчинене вперше;
• 150% вартості проданих товарів (робіт, послуг) — за кожне наступне вчинене порушення

Кожен перший факт незастосування РРО та/або ПРРО та невидача касового чеку визнається окремим порушенням, і кожен наступний факт незастосування та невидачі вважається повторним порушенням

2. Адмінпротоколи щодо порушень уповноважені складати органи ДПС. Виносить постанову про притягнення до адмінвідповідальності суд
3. Строк давності порушення – 1 095 днів с дати вчинення суб'єктом господарювання правопорушення

Ми зібрали всі порушення та потенційні штрафи для того, щоб Ви могли коректно працювати і їх уникнути
Також, команда Е-ЧЕК створює ПРРО Е-ЧЕК таким чином, щоб за рахунок автоматизацій в касі Е-ЧЕК Ви могли уникнути штрафів та бути захищеними при перевірках

1. на період воєнного стану діє мораторій на штрафи за продаж товару без застосування РРО та/або ПРРО при розрахункових операціях та невидача касового чеку, видачу чеку не на повну суму Покупки, ненаданий чек
2. є роз'яснення ДПС про те, що штрафи можуть бути застосовані за період воєнного стану за фактом його завершення при виявленні порушень
3. на період воєнного стану передбачено необмежену кількість годин роботи в режимі офлайн
4. на період воєнного стану у ДПС залишилось право проводити фактичні перевірки та на протязі 2022 року ДПС займала активну позицію щодо перевірок бізнесу, провела тисячі перевірок по мережам магазинів та змусила їх придбати тисячі одиниць ПРРО/РРО
5. 15 червня 2022 року для забезпечення контролю за діяльністю суб'єктів господарювання сфери торгівлі, громадського харчування та послуг та отримання інформації про порушення ДПС запустила новий сервіс для громадян – чат-бот в Telegram «StopViolationBot» https://t.me/StopOverpriceBot
6. в січні 2023 року на виконання Україною зобов`язань в межах нового меморандуму з Міжнародним валютним фондом Міністерством фінансів розроблено законопроект про скасування низки податкових пільг для бізнесу, які Верховна Рада запровадила у перші місяці повномасштабної війни. Законопроект передбачає, що податкові пільги діють до припинення або скасування воєнного, надзвичайного стану на території України, але не пізніше 1 липня 2023 року

А отже, з 01.07.2023 року буде знято мораторій за не використання ПРРО/РРО, що означає повернення з 1 липня 2023 року штрафних санкцій за невикористання ПРРО/РРО при розрахункових операціях
Законопроект № 8401