Початок роботи в ПРРО

1. Встановіть ПРРО на свій пристрій.
2. Авторизуйтесь в ПРРО є-чек (створіть особистий кабінет Власнику ПРРО).
обов'язково, без взаємодії з ДПС
3. Зробіть налаштування особистого кабінету та параметрів продажів.
за бажанням, в будь-який момент без прив'зки до роботи з касою, без взаємодії з ДПС
4. Створіть базу товарів, яку Ви будете використовувати при створенні чеку товари та категорії товарів.
за бажанням, в будь-який момент без прив'зки до роботи з касою, без взаємодії з ДПС
5. Додайте КЕП для Власника особистого кабінету для реєстраційних дій в ДПС.
обов'язково, до роботи з касою, без взаємодії з ДПС
6. Синхронізуйте в 1 клік зареєстровані раніше торгові точки, каси з ДПС та створіть для них касирів: якщо Ви вже робили реєстрації ТТ, кас та касирів через єдиний кабінет ДПС, або інші ПРРО та бажаєте використовувати саме їх.
за бажанням, до роботи з касою, із взаємодією з ДПС
7. Створіть та зареєструйте через є-чек в ДПС онлайн нові торгову точку, касу, касира: 20-ОПП, каса – 1-ПРРО, касира – 5-ПРРО.
обов'язково, до роботи з касою, із взаємодією з ДПС
8. Додайте касирів до кас.
обов'язково, до роботи з касою, без взаємодії з ДПС
9. Додайте доступні для продажу категорії товарів до торгових точок.
за бажанням, в будь-який момент без прив'зки до роботи з касою, без взаємодії з ДПС
10. Все готово для роботи з програмною касою є-чек!

Важливо:
• ПРРО - не прив'язано до жодного пристрою;
• не має різниці з якого пристрою Ви зробите ці кроки, всі реєстрації в ДПС, налаштування, заведені товари синхронізуються та будуть доступні Власнику та його співробітникам, з якого б пристрою Вони б не працювали потім;
• щоб працювати з іншого пристрою Власнику та його співробітникам достатньо буде увійти на ньому в є-чек під своїм логіном та паролем, які введені при авторизації;
• каса ПРРО повинна бути зареєстрована в ДПС та отримати фіскальний номер для роботи, касир може працювати з касою лише при реєстрації його КЕП в ДПС, всі реєстраційні дії це можна зробити онлайн через ПРРО є-чек;
• робота з товарами та налаштування профілю Власника можна робити в будь-який момент без прив'язки до роботи каси, це Ваш внутрішні процеси в є-чек, які відбуваються без взаємодії з ДПС і які не бачить ДПС.

Web (комп ютер та планшет) будь-яка модель
1) використання ПРРО відбувається через браузер та посилання;
2) Заходьте на сайт є-чек, натискайте кнопку Вхід/Реєстрація ПРРО і Вас перекине на потрібне посилання;
3) Збережіть посилання на ПРРО для подальшої роботи, або переходьте на нього кожний раз через сайт.

1. Авторизація - перший вхід в ПРРО є-чек Власника особистого кабінету
2. Для авторизації Власник ПРРО повинен придумати для себе логін (номер телефону) та пароль, заповнити мінімальні ідентифікаційні форми (ФІО, телефон)
3. При подальшому вході в ПРРО мати при собі вказаний при авторизації номер телефону не потрібно, СМС на номер не приходить
4. При авторизації в ПРРО є-чек ми автоматично створюємо для Вашої зручності:
• першу касу ПРРО
• першу торгову точку
• першого співробітника з роллю Власник
для роботи з касою треба зареєструвати їх в ДПС використовувати їх – не обов'язково, Ви можете створити нові, або синхронізувати в є-чек вже створені раніше в інших ПРРО, або через особистий кабінет ДПС

Власник особистого кабінету в ПРРО – це власник ПРРО:
1) ФОП, або уповноважена особа ФОП
2) Юридичної особа в особі уповноваженої особи

Власник ПРРО – має повні права в ПРРО є-чек, тобто може працювати з касою, має необмежену інформацію по всім касам щодо результатів продажів, аналітиці, звітів, архіву чеків, має право створювати товари, торгові точки, каси та співробітників, реєструвати їх в ДПС

Уповноважена особа – це особа, що призначена власником ПРРО відповідальною за використання такого ПРРО. Чинне законодавство не передбачає додаткових вимог чи обмежень щодо такої особи (юридична, чи фізична, штатний працівник, чи за договором ЦХ, тощо)

За бажанням та без прив'язки до роботи з касою в є-чек Ви можете робити налаштування:

1. По Власнику ПРРО: інфо по профілю, додати КЕП, змінити PIN Власника
2. По Компанії та роботі з касою: інфо по Компанії, автоматичне закриття зміни, форма введення товару в чек
3. По зовнішньому вигляду чеку: лого, передмова, післямова
4. Груп податків: доступних для створення товарів
5. Одиниць вимірювання: потрібних саме Вам для роботи
6. Видів та режимів оплат по чекам: оберіть, як Ви будете приймати оплати у Клієнтів
7. Еквайрингу: можливість використовувати разом з ПРРО є-чек прийом оплат картами в смартфоні на POS терміналі
8. Отримати хмарну Печатку ПРРО через є-чек: для роботи з касою ПРРО Вашими касирами
9. Працювати з товарами та категоріями: створювати їх та редагувати

1. Заведення товарів відбувається за бажанням та без прив'язки до роботи з касою
• Ви можете вписувати товари при формуванні чеку.
• завчасне заведення товарів полегшує та прискорює формування чеку та допомагає уникнути помилок по вказаним характеристикам товарів в чеку.

2. ДПС не бачить створеної Вами бази товарів та категорій

3. Для коректного чеку важливо:

для не підакцизного товару:
1. в чеку обов'язково має бути зазначений конкретний товар (ручка, олівець) та його кількість
2. назва має ідентифікувати товар
3. якщо скорочення дозволяє ідентифікувати товар, воно теж припустимо
для підакцизних товарів обов'язково мають бути зазначені:
1. код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД
2. найменування товарів
3. ціна товарів
4. кількість товарів
5. цифровоге значення штрихового коду марки акцизного податку (серія та номер) при роздрібній торгівлі алкогольними напоями

4. Заведення товарів необхідно робити в наступній послідовності:
1. створити категорію товарів
2. створити товари та додати їх у відповідні категорії

категорії - це групування товарів за Вашим внутрішнім вибором та логікою (по групам товарів, по магазину і т.і.)

5. Важливо враховувати при роботі з товарами та категоріями:

• є-чек не дозволяє створювати товари без прив'язки та групування їх по категоріям – такий формат створення та групування надасть Вам можливість в майбутньому систематизувати інформацію
• форма заведення товарів для чеку не має значення, за виключенням акцизних товарів.
• для акцизних товарів важливо коректно ввести акцизну марку

Створені товари будуть знаходитись в розділі Товари, створені категорії - в розділі Категорії

6. Створюючи товари, додайте для зручності їх пошуку та використання у майбутньому:
• фото товару
• назву товару
• опис товару
• артікул (внутрішній код товару)
• штрих-код товару

7. Пошук необхідного Вам товару в є-чек можна робити багатьма способами: по фото, назві, опису, товару, артікулу, штрих-код товару, через сканування штрих-код товару, через фільтри по діапазону ціни та категоріям товарів

Для реєстрації ТТ, кас та касирів в податковій Власнику ПРРО потрібно завантажити ключ в особистий кабінет Власника
Завантажений в особистий кабінет Власника ключ буде використовуватись лише при реєстраційних діях

Вимоги для КЕП при реєстраційних діях: для реєстраційних дій Власник може використовувати відповідно до ЗУ будь-який підпис: КЕП (КЕП/ УЕП, Печатка для ПРРО), але важливо:

1) якщо Власник вже працював з ДПС раніше з використанням КЕП, для реєстрації торгових, кас та касирів в ДПС потрібен основний КЕП Власника – ключ, яким Власник вперше працював з ДПС, бо ДПС сприймає лише його для реєстраційних дій
2) якщо Власник раніше не працював з ДПС, можна використовувати будь-який КЕП (КЕП/УЕП, Печатка для ПРРО)

Для роботи з касою Власнику ПРРО потрібно зареєструвати КЕП Власника по формі реєстрації касира 5-ПРРО, тобто це окрема дія, яку можна зробити в розділі співробітники

Якщо Ви вже робили реєстрації торгових точок та кас (ПРРО) через єдиний кабінет ДПС, або інші ПРРО та бажаєте використовувати саме їх, Ви можете синхронізувати зареєстровані торгові точки та каси в є-чек в 1 клік
Для цього достатньо натиснути кнопку Синхронізація з ДПС і всі зареєстровані торгові точки та каси відобразяться в Вашому списку торгових точок, Ви можете видалити зайві в є-чек, щоб Вони не заважали Вам в роботі

Після проведеної синхронізації Ви можете робити такі ж самі дії з торговими точками та касами, як і зі створеними власноруч в є-чек:
1) редагувати профіль в є-чек
2) видаляти зайві в є-чек, щоб Вони не заважали Вам працювати
3) робити всі подальші офіційні дії в ДПС:

офіційні дії в ДПС з синхронізованими торговими точками:
• зміна відомостей про об'єкт оподаткування
• закриття об'єкта оподаткування

офіційні дії в ДПС з синхронізованими касами:
• скасування реєстрації
• перереєстрація
• відновлення роботи
• зміни (крім перереєстрації)
• видалення у є-чек незареєстрованої каси в ДПС

При авторизації Власника в ПРРО є-чек ми автоматично створюємо для Вашої зручності:
• профіль першої каси в є-чек
• профіль першої торгової точки в є-чек
• профіль першого співробітника з роллю Власника в є-чек

При проведенні синхронізації видаляти створені нами профілі першої торгової точки, кас та Власника не треба, це технічно не можливо, просто не використовуйте їх

Власник також не обов'язково повинен бути зареєстрований в ДПС як касир
Він може залишитись просто Власником особистого кабінету в є-чек з усіма адміністративними функціями
При наявності в нього зареєстрованих в ДПС підписів по Формі 5-ПРРО Він зможе їми користуватись при роботі з будь-якою касою

В є-чек не можна робити синхронізацію касирів
Якщо Ви вже робили реєстрацію КЕП касира в ДПС по формі 5-ПРРО, Ви можете працювати з ними в є-чек наступним чином:
1) якщо Ви Власник ПРРО, Ви можете просто використовувати свій зареєстрований в ДПС КЕП при роботі з синхронізованими касами без додаткової реєстрації через є-чек, ДПС його ідентифікує як вже зареєстрований КЕП та дозволить працювати з касою
2) якщо Ви хочете, щоб інші касири з вже зареєстрованими в ДПС КЕП по формі 5-ПРРО працювали з синхронізованими касами, Вам потрібно створити профіль касира в є-чек, присвоїти йому логін та PIN-код, дати йому доступ до потрібних синхронізованих кас (додати касира до кас), але не реєструвати його КЕП в ДПС, бо Він вже там зареєстрований
При вході в синхронізовану касу касир зможе використовувати свій зареєстрований в ДПС КЕП при роботі з нею, ДПС його ідентифікує як вже зареєстрований КЕП та дозволить працювати з касою

Створення та реєстрація торгових точок, кас та касирів відбуваються в наступній послідовності:

1. торгова точка (об'єкт оподаткування) - реєстраційна форма в ДПС 20-ОПП
торгова точка реєструється першою, бо для реєстрації каси в ДПС Вам буде потрібний ідентифікатор тогової точки, який їй буде присвоєний в результаті реєстрації в ДПС
2. каса (ПРРО) - реєстраційна форма в ДПС 1-ПРРО
3. касир (КЕП касира) - реєстраційна форма в ДПС 5-ПРРО
при створенні профіля касира в є-чек його обов'язково треба буде додати до створеної, або синхронізовано каси в є-чек, отже наявність каси в є-чек перед створенням касира обов'язкова

При авторизації Власника в ПРРО є-чек ми автоматично створюємо для Вашої зручності:
• профіль першої каси в є-чек
• профіль першої торгової точки в є-чек
• профіль першого співробітника з роллю Власника в є-чек
для роботи з касою треба зареєструвати їх в ДПС

використовувати їх – не обов'язково, Ви можете створити нові, або синхронізувати в є-чек вже створені раніше в інших ПРРО, або через особистий кабінет ДПС
видаляти створені нами профілі першої торгової точки, кас та Власника не треба, це технічно не можливо, просто не використовуйте їх

1. Ви можете визначити для касирів каси, до яких у них буде доступ для роботи
2. Робити обмеження для касирів по касам – не обов'язкова дія для роботи з касами в є-чек
3. Можливість обмеження доступу касирів до кас передбачена для Вашої зручності та можливості керування співробітниками
Це – внутрішнє управління роботою співробітників в є-чек, яке не має відношення до ДПС
4. При наявності обмеження по касам співробітнику при вході і авторизації в ПРРО є-чек будуть запропоновані лише ті каси, до яких в нього є доступ
5. Якщо обмеження по касам для касирів Ви не зробите, касири зможуть працювати з усіма Вашими касами
6. Нагадуємо, що: Право працювати з касою в є-чек мають співробітники з роллю касира та адміністратора
Також для роботи касира з касою Він та його КЕП/Печатка ПРРО повинні бути зареєстровані в ДПС по Формі 5-ПРРО
7. Статус реєстрації кас в ДПС для додавання касирів не має значення
8. Статус реєстрації касира в ДПС для додавання також не має значення

1. Ви можете визначити для торгових точок категорії товарів, до яких у торгових точок буде доступ при роботі з касою та створенні чеку
2. Робити обмеження для торгових точок по категоріям товарів – не обов'язкова дія для роботи
3. Можливість обмеження для торгових точок по категоріям товарів передбачена для Вашої зручності та можливості керування асортиментом товарів та його цінами при роботі тієї, чи іншої торгової точки
Наприклад, Ви можете створити Категорії, в яких будуть передбачений один і той же самий перелік товарів, але з різними цінами і додати ці різні категорії по цінам товарів для різних торгових точок
Або Ви можете створити категорії товарів по асортименту та додати різний асортимент товарів для різних торгових точок
4. Якщо Ви зробите обмеження для торгових точок по категоріям м момент створення чеку касир зможе бачити лише ті категорії товарів, які додані до цієї торгової точки
5. Можна обирати не обмежену кількість категорій для торгової точки
6. Статус реєстрації торгової точки в ДПС для додавання категорій товарів не має значення

В ПРРО є-чек реалізовано законний спосіб випуску та зберігання Печатки ПРРО до КЕП Власника:

Для того, щоб Користувач є-чек мав можливість зберігати свій КЕП для роботи з ПРРО в хмарному сховищі, враховуючи вимоги до зберігання КЕП відповідно до ЗУ та Порядку, в ПРРО є-чек інтегровані послуги надання та зберігання Печатки ПРРО до Вашого КЕП від сертифікованого надавача електронних довірчих послуг ДЕПОЗИТ САЙН

Випуск Печатки ПРРО в є-чек: щоб не витрачати час на отримання КЕП для роботи з касою ПРРО, є-чек зробив унікальну розробку, завдяки якої, хмарну печатку ПРРО до КЕП Власника можна отримати прямо в є-чек за 10 хв. і через смартфон і через web. Випуск зійснюється сертифікованим надавачем електронних довірчих послуг ДЕПОЗИТ САЙН

Печатка ПРРО:
1) можливість використання передбачена ЗУ 265 при роботі з ПРРО
2) печатка ПРРО може випускатись як самостійно, так і до КЕП
3) печатка для ПРРО ідентифікує Власника, та дозволяє користуватись нею уповноважену особу, тобто касира
4) з печаткою ПРРО до КЕП Власника Ваші касири зможуть працювати неперсоніфіковано
5) для того, щоб отримати хмарну печатку ПРРО до КЕП Власника, потрібно спочатку завантажити КЕП Власника в Профіль Власника, бо Печатка ПРРО в є-чек випускається до КЕП Власника

Можливість використання Печатки ПРРО при роботі з касою передбачено ЗУ 265 та п.2 Порядку 317: *

Відповідно до ЗУ 265 застосування удосконаленого електронного підпису та/або удосконаленої електронної печатки є достатнім для застосування в програмних реєстраторах розрахункових операцій;

Зберігання Печатки ПРРО в є-чек:

В є-чек Ви можете не лише отримати Печатку ПРРО, а й ЗАКОННО зберігати її у надавача, що дозволить не завантажувати КЕП на пристрій для роботи з ПРРО та робити автоматизації для роботи з касою для Вас

Законність зберігання Печатки ПРРО відповідно до Порядку 317 та ЗУ «Про електронні довірчі послуги» забезпечується за рахунок зберігання Печатки ПРРО у сертифікованого надавача електронних довірчих послуг ДЕПОЗИТ САЙН, який і видав цю Печатку

В п.2 Порядку 317 передбачено:

Використання у ПРРО кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки можливе за умови доступу до особистого ключа печатки лише створювача (уповноваженого представника створювача) електронної печатки та захисту такого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб, та з дотриманням ЗУ «Про електронні довірчі послуги» та ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» *

відповідно до п.26 ст.1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги» якщо до особистого ключа користувача є доступ сторонніх осіб, такий особистий ключ є скомпрометованим (п.26 ст.1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги»), а сертифікат такого ключа повинен бути скасований користувачем або контролюючим органом у сфері електронних довірчих послуг (Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України)

При роботі з ПРРО потрібний КЕП, ним підписується реєстраційні форми, кожен чек (розрахунковий документ) та звітні документи (Z-звіти) перед відправкою до ДПС
1. КЕП при реєстраційних діях в ДПС: для реєстрації торгових точок, кас та касирів в ДПС Власнику потрібно завантажити КЕП в Профіль Власника. Завантажений в Профілі ключ буде використовуватись при реєстраційних діях

Вимоги для КЕП при реєстраційних діях: для реєстраційних дій Власник може використовувати відповідно до ЗУ будь-який підпис:
КЕП (КЕП/ УЕП, Печатка для ПРРО), але важливо:
• якщо Власник вже працював з ДПС раніше з використанням КЕП, для реєстрації торгових, кас та касирів в ДПС потрібен основний КЕП Власника – ключ, яким Власник вперше працював з ДПС, бо ДПС сприймає лише його для реєстраційних дій
• якщо Власник раніше не працював з ДПС, можна використовувати будь-який КЕП (КЕП/УЕП, Печатка для ПРРО)

2. КЕП при роботі з касою: для роботи з касою і Власнику і касиру потрібен КЕП, який буде зареєстрований при реєстрації касира по Формі 5-ПРРО та буде зберігатись на тому пристрої, з якого відповідний касир буде працювати з касою Вимоги для КЕП при роботі з касою ПРРО:
До роботи з касою ПРРО відповідно до ЗУ допускаються:
• або персональний КЕП,
• або неперсоніфіковану Печатку для ПРРО, яка отримана на ФОП/Підприємство
*Також є роз'яснення ДПС про достатності однієї Печатки для ПРРО для роботи всіх касирів

12.2. Для чого потрібен КЕП в ПРРО

Електронний підпис – це унікальний набір криптографічно зашифрованих електронних даних, які ідентифікують особу. Він може бути удосконаленим (УЕП) та кваліфікованим (КЕП).

Відрізняються ці види підпису рівнем захисту:

1. КЕП – більш захищений, бо базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і зберігається на захищеному носії
2. УЕП – менш захищений, бо зберігається на незахищеному носії, але все одно дає змогу здійснити ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов'язаний цей підпис.
3. Печатка для ПРРО – електронний неперсоніфікований підпис ПРРО
Печатка для ПРРО ідентифікує створювача (фізичну, або юридичну особу), та дозволяє користуватись нею уповноважену особу, тобто касира
Печатку ПРРО може накладати, як сам її створювач (фізична особа) або уповноважений представник створювача (якщо створювач юридична особа)

Так, п.2 Порядку 317 передбачено:
Використання у ПРРО кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки можливе за умови доступу до особистого ключа печатки лише створювача (уповноваженого представника створювача) електронної печатки та захисту такого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб, та з дотриманням ЗУ «Про електронні довірчі послуги» та ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»

Тобто кожен касир для роботи з касою ПРРО повинен мати:
• або персональний КЕП,
• або неперсоніфіковану Печатку для ПРРО, яка отримана на ФОП/Підприємство

Також є роз'яснення ДПС щодо достатності однієї Печатки для ПРРО для роботи всіх касирів

Де отримати:
КЕП та Печатку ПРРО до них можна отримати у відповідних сертифікованих надавачів
Можна отримувати печатку окремо від КЕП в АЦСК Україна, або в ДПС

1. КЕП: Печатку ПРРО до Вашого КЕП можна отримати прямо в є-чек через сертифікованого надавача електронних довірчих послуг ДЕПОЗИТ САЙН та зберігати її у хмарному сховищі надавача
це дозволить НЕ зберігати КЕП на пристрої при роботі з касою без компроментації ключа та автоматизувати роботу з касою
2. КЕП та Печатку ПРРО до них можна отримати у відповідних сертифікованих надавачів електронних довірчих послуг
3. Можна отримувати Печатку окремо від КЕП, або до Вашого КЕП
4. Печатку окремо від КЕП видає АЦСК Україна, або в ДПС

Відповідно до Порядку 317 та ЗУ «Про електронні довірчі послуги» файловий КЕП та Печатка ПРРО можуть зберігатись, не порушуючи Закон:

1. лише у Вас, тобто для каси ПРРО – на Вашому пристрої

2. у сертифікованого надавача електронних довірчих послуг , який Вам його і надав

Відповідно до ЗУ не має поняття захищеного сховища, ні фізичного, ні хмарного, навіть, якщо воно захищене виробником, будь-яка передача КЕП на зберігання не законно та призводить до компроментації ключа та ризику визнання ваших розрахункових
операцій не дійсними!

*В п.2 Порядку 317 передбачено:

Використання у ПРРО кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки можливе за умови доступу до особистого ключа печатки лише створювача (уповноваженого представника створювача) електронної печатки та захисту такого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб, та з дотриманням ЗУ «Про електронні довірчі послуги» та ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»

відповідно до п.26 ст.1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги» якщо до особистого ключа користувача є доступ сторонніх осіб, такий особистий ключ є скомпрометованим (п.26 ст.1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги»), а сертифікат такого ключа повинен бути скасований користувачем або контролюючим органом у сфері електронних довірчих послуг (Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України)

В ПРРО є-чек реалізований законний спосіб випуску та зберігання Печатки ПРРО до КЕП Власника:

Для того, щоб Користувач є-чек мав можливість зберігати свій КЕП для роботи з ПРРО в хмарному сховищі, враховуючи вимоги до зберігання КЕП відповідно до ЗУ та Порядку, в ПРРО є-чек інтегровані послуги надання та зберігання Печатки ПРРО до Вашого КЕП від сертифікованого надавача електронних довірчих послуг ДЕПОЗИТ САЙН