Реєстратор розрахункових операцій сьогодні є необхідним для більшості підприємців як у частині виконання вимог фіскалізації, так і для якісного обліку власного бізнесу. Регулярний контроль через ПРРО дозволяє уникати штрафів, вчасно відправляти звіти та виправляти помилки. Далі розповімо, якими бувають касові апарати для ФОП, для чого вони використовуються та який саме краще підійде для вашого бізнесу.
Що таке касовий апарат. Ключові технології та базові відмінності
У загальному значенні касовий апарат - це фізичний (механічний/електромеханічний/комп'ютеризований) пристрій або програмний продукт, головне завдання якого - облік коштів під час розрахункових операцій. Фізичні пристрої називають “Реєстратором розрахункових операцій” (РРО). Відповідно ПРРО - це програмні реєстратори розрахункових операцій.
До сучасних РРО можуть підключатись додаткові периферійні пристрої - сканери, платіжні термінали, модеми, принтери, ваги (що значно збільшує ціну касового апарату для фоп).
У випадку з програмними реєстраторами все вміщується в одному пристрої (роль сканера виконує камера, а принтер чеків не потрібен взагалі, адже розрахункові документи можна надсилати на пошту або через СМС). Тому програмні РРО більш мобільні та сучасні - їх можна інтегрувати у власні системи обліку, а з касою можна користуватись на комп’ютері, планшеті, або смартфоні.
Для чого потрібні касові апарати для ФОП. Головні та додаткові функції
Бізнес встановлює касові апарати, в першу чергу, для виконання вимог з фіскалізації. Втім касові апарати виконують ряд функцій, які значно полегшують роботу підприємцям:
- Щоденний контроль даних фактичного обігу зі z-звітом. Інтеграція ПРРО у власні CRM дозволяють уникати помилок в щоденних звітах, а у разі їх допущення - вчасно виправляти. Це особливо важливо тим, хто користується спрощеною системою оподаткування. Касові апарати для 3 групи дозволяють якісно контролювати ліміти доходів.
- Використання даних з ПРРО для розвитку бізнесу. ПРРО можна використовувати для внутрішнього аудиту, контролюючі через програмний реєстратор запаси товарів, попит на ті чи інші позиції, дані щодо повернень товарів і т.д.
Для яких бізнесів потрібен касовий апарат
Касові апарати необхідно встановлювати:
- ФОПам 2-4 груп, які приймають оплату готівкою або карткою, незалежно від виду діяльності;
- Касовий апарат для ФОПів на загальній системі є також обов’язковим
РРО не потрібно:
- ФОПам першої групи, які є платниками єдиного податку;
- касові апарати для фоп 2 групи не потрібно встановлювати, якщо підприємці торгують в селі за умови якщо їх річний дохід не більше 1,09 млн в рік, вони не є в одному торговому об’єкті з підакцизними товарами і не займаються дистанційною торівглею.
Також касовий апарат не потрібен ФОПам, на яких поширюється п.6.ст.9 ЗУ “про РРО”, та тим, на кого поширюється винятки до ст.10 ЗУ “про РРО”. Проте у ряді випадків, коли РРО не є обов’язковим, використовується розрахункова книжка, ведення якої вимагає спеціальних навичок, тоді як використання дешевого або безкоштовного ПРРО вимагає лише базових навичок володіння смартфоном або ПК, тож у ряді випадків купити касовий апарат для фоп може бути вигідніше за ведення ручного обліку.
Грошовий апарат для ФОП: Який краще обрати
Наразі в сфері розрахунково-реєстраційного обладнання існують два рішення:
- Класичні (фізичні) РРО
- Програмні РРО
Класичні РРО представляють собою фізичний пристрій з екраном та клавішами, через який здійснюються розрахункові операції. Для друку чеків до РРО під’єднується спеціальний принтер, для якого підприємець має вчасно купувати термострічку. Щоб швидко вбивати товари до РРО додатково під’єднується сканер штрих-кодів, а щоб все це працювало - модем. Тож додаткового до касового апарату для фоп купити треба ще низку пристроїв.
Програмні РРО є цифровими аналогами класичних РРО. Для формування чеку касир може використовувати планшет, комп’ютер або телефон. Для сканування штрих-кодів може використовуватись камера смартфона, для з’єднання з фіскальним сервером - мобільний інтернет. Завдяки ПРРО підприємець має можливість фіскалізуватись без додаткових витрат, тому доля ПРРО відносно РРО щомісяця зростає.
5 ключових переваг ПРРО:
- Вартість. Класичні касові апарати для ФОП купити буває непросто. Тож важлива перевага - ПРРО значно дешевші за РРО. Не треба витрачати кошти на касову стрічку, купувати обладнання, принтери, сканери чи платіжні термінали. Підприємець або сплачує абонплату за зручний для нього ПРРО, або взагалі використовує безкоштовний ПРРО від держави;
- Легкість в реєстрації та налаштуванні. ПРРО, на відміну від РРО, можна зареєструвати в онлайні. При цьому введення касових апаратів для фоп в роботу проходить значно швидше. Щоб почати працювати з РРО треба укласти договір з ЦСО, тоді як для обслуговування ПРРО договір не потрібен;
- Просте обслуговування. ПРРО не вимагає опломбування, а його оновлення не потребує уваги від клієнта. У випадку з РРО для оновлення ПО треба звертатись до ДФС, і на час оновлення мати запасний РРО;
- Можливість інтеграції у власні CRM. ПРРО можна інтегрувати в системи обліку, системи контролю складських запасів, тощо. Тобто підприємець може надавати дані в ПРРО через звичний для себе сервіс;
- Зручна робота з офлайном. У випадку офлайну підприємець просто продовжує працювати з ПРРО, тоді як офлайн у випадку з РРО вимагає використання книги обліку.
Переваги використання E-Check
Головне завдання Є-Чек - розвиток зручної екосистеми для бізнесу, яка якісно працює на всіх доступних пристроях. Сьогодні через системи Є-Чек щомісяця генерується понад 10 мільйонів чеків.
З касою Є-Чек можна працювати через веб-браузер на комп’ютері, на смартфонах iOS та Android. За бажанням до ПРРО можна підключити принтер чеків і друкувати чеки через Bluetooth в один клік.
ПРРО Є-Чек можна інтегрувати у облікові/складські CRM, вести облік товарів та залишків, або імпортувати такі дані в ПРРО. Сервіс надає аналітику продажів по виручці, дані по середньому чеку, їх кількості, дозволяє вести контроль продажів касирів та фіксувати час їх роботи.
Популярні питання:
Хто може працювати без РРО у 2023 році?
ФОПи першої групи, які є платниками єдиного податку; ФОПи 2-4 груп, які торгують в селі (за умови якщо їх річний дохід не більше 1,09 млн в рік, вони не є в одному торговому об’єкті з підакцизними товарами і не займаються дистанційною торівглею), та підприємці, на яких поширюється п.6.ст.9 ЗУ “про РРО”, та тим, на кого поширюється винятки до ст.10 ЗУ “про РРО”.
Кому потрібен касовий апарат у 2023 році?
ФОПам 2-4 груп, які приймають оплату готівкою або карткою, незалежно від виду діяльності також касовий апарат для фоп потібен всім підприємцям на загальній системі оподаткування.
Скільки коштує встановити касовий апарат?
Використання ПРРО від Є-Чек коштує 175 грн на місяць. Класичне РРО разом з додатковим обладнанням обійдеться приблизно 40 тисяч гривень на одну касу + витрати на касову стрічку.
Що потрібно для реєстрації касового апарату?
Для початку роботи з ПРРО треба лише мати зареєстрований в податковій файловий тип ключа КЕП ФОПа. Далі треба лише встановити на смартфон додаток, або зайти в кабінет Є-Чек на комп’ютері через браузер
Скільки коштує РРО для фоп?
Фіскальний реєстратор коштує 10-30 тисяч гривень, термострічка - близько 17 тис. на рік, сканер штрих-кодів - близько 3000 грн, а POS-термінал - 17 тис. Тобто загальні витрати на одну касу можуть складати 47-67 тис грн.
Чи відмінили касові апарати / РРО під час війни?
Ні. З початку війни діяв мораторій на штрафи за торгівлю без касових апаратів, але він не діє з 1 жовтня 2023 року.
Які бувають РРО / пРРО / Касові апарати?
РРО - це Реєстратор розрахункових операцій, відповідно ПРРО є програмним реєстратором розрахункових операцій
Що краще обрати: РРО чи Програмний РРО (пРРО)?
ПРРО більше підійде тим підприємцям, які шукають сучасний продукт за невеликі гроші з широким функціоналом щодо аналітики та інтеграції. Також ПРРО обирають ті хто займається інтернет-торгівлею, або не хочуть прив’язувати пристрій до конкретного місця. Також ПРРО підійде тим у кого є кілька кас, адже якщо у випадку з РРО для кожної каси треба купувати окремий пристрій, у випадку з ПРРО це робиться без додаткових витрат.
