Програмний РРО (ПРРО) для ФОП

Програмне РРО — це реєстратор розрахункових операцій. Це спеціальний пристрій, який представники малого та середнього бізнесу використовують під час продажу товарів та послуг. Основні завдання РРО:

• реєстрація всіх розрахункових операцій;

• передача інформації до ДПС і обов'язкова видача чека.

З впровадженням діджиталізації всі малі підприємці зобов'язані використовувати касові апарати — вони можуть бути фізичними або цифровими.

В чому відмінність між РРО та ПРРО?

РРО та програмний РРО — це ключові платіжні інструменти, які використовуються в Україні задля автоматизування обліку фіскальних розрахунків. Відмінності:

1. Вид активу. РРО — це фізичний пристрій, що розміщується на господарській одиниці, а програмне РРО встановлюється на планшет, телефон чи ПК.

2. Фіскалізація чека. Головна відмінність програмного РРО від фізичного полягає в тому, що коли відбувається фіскалізація чека, реєстратор зв'язується через Інтернет з сервером ДПС. Використовуючи ПРРО, підприємець надсилає клієнту чек на один із його ідентифікаторів. Це може бути електронна пошта чи месенджер.

3. Юридична сила. Електронний чек, який формується програмним реєстром, має рівноправну юридичну силу, що і його паперовий варіант. В цій ситуації лише підприємець може самостійно вирішити, якому типу РРО віддати перевагу.

Програмний РРО — це новий вид реєстраторів розрахункових операцій. Виконувати функцію ПРРО може ноутбук, планшет або телефон, головне, щоб на ньому було встановлене спеціальне ПЗ забезпечення та був доступ до Інтернету.

Як зареєструвати програмний РРО?

Фіскальна служба рекомендує перейти на програмне РРО, оскільки це найзручніший варіант для ФОП 2-4 груп.

Поетапна реєстрація ПРРО:

1. Отримання електронного підпису у:

• ліцензованих постачальників таких послуг;

• додатку «Приват24» або у відділенні ПриватБанку;

• Міністерстві внутрішніх справ або Державній податковій службі.

2. Відправка заяви за формою №1-ПРРО на фіскальний сервер через електронний кабінет платника податків або скористатися послугами «Єдиного вікна представлення електронної звітності». Тут передбачено два кроки:

• вибираємо розділ «Повідомлення про об'єкти оподаткування або об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, через які проводиться діяльність, форма №20-ОПП»;

• заповнюємо форму.

3. Реєстрація віртуальної каси для точки продажу. Тут такі кроки:

• авторизуйтеся в кабінеті платника податків;

• перейдіть в розділ «Ввід звітності» та оберіть «Створити»;

• знайдіть «Заявка на реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма №1-ПРРО)»;

• заповніть форму.

У багатьох виникає питання: як зареєструвати касира для програмного РРО. Щоб це зробити, необхідно пройти сертифікацію у застосунку «Дія». Після цього потрібен ідентифікатор ключа суб'єкта. Реєстрація касира відбувається за таким алгоритмом:

• переходите до кабінету платника податків;

• вибираєте розділ «Ввід звітності» й обираєте «Створити»;

• заповнюєте форму, в розділі «Ідентифікатор ключа суб'єкта» вводите ідентифікатор, отриманий в додатку «Дія».

Наступний крок — підключення ПРРО. Зробити це можна за допомогою софта, послуги якого ви використовуєте. Нині існує величезна кількість застосунків, які допомагають підприємцям вести фінансовий облік. Кожен продавець сам обирає його індивідуально, спираючись на функціонал, який пропонує постачальник. Нині доступний програмний РРО від ПриватБанку — «Каса». Це комплексний сервіс, який вбудовано в POS-термінал, він виконує всі функції касового апарату.

Як працювати з програмним РРО?

Програмне РРО може працювати у двох форматах — онлайн та офлайн. Щоб почати роботу з ПРРО, потрібно відкрити робочу зміну. Касир повинен відправити на фіскальний сервер ДПС в цифровому форматі повідомлення за формою №3-ПРРО. У відповідь надійде оповіщення, де буде вказано номер зміни.

Дозволяється відкривати декілька змін на одному ПРРО, попередньо закривши раніше відкриту. Касир зобов'язаний провести операцію «Службове внесення» відразу після відкриття власної зміни. У разі її відсутності, сума готівки не буде сходитися з даними Х- або Z-звіту.

Щоб провести розрахункову операцію касир:

• обирає із запропонованих позицій назву товару/послуги та зазначає їх чисельність;

• визначається з формою оплати;

• ставить свій КЕП;

• надсилає його фіскальному серверу для реєстрації.

Після проведення операції покупець отримує касовий чек за формою №ФКЧ-1.

Чек можете бути:

• надісланий покупцю в месенджер або e-mail;

• відображений на екрані гаджета у вигляді QR-коду;

• роздрукований на папері.

Зміна вважається закритою лише після того, як касир сформував звітний чек — Z-звіт та надіслав його на реєстрацію фіскальному серверу податкової.

ПРРО здатне працювати без з'єднання з Інтернетом. Але це доступно лише за умови, якщо при реєстрації була вибрана така можливість. Підприємець повинен був замовити фіскальні номери — їх мінімальна кількість 2000. Працюючи офлайн, ПРРО буде формувати чеки без зв'язку з сервером та присвоювати їм фіскальні номери із тих, що були замовлені в ДПС. За такої умови в чекові обов'язково буде помітка, що операція проведена в офлайн-режимі. Через годину після відновлення інтернет-з'єднання всі чеки, оформлені за його відсутності, ПРРО відправить на фіскальний сервер. Використані номери будуть замінені новими. Чеки, створені без з'єднання, повинні бути відправлені до того, як сформовано Z-звіт.
Щоб автоматизувати свій бізнес, встановіть ПРРО від Е-ЧЕК. Основна перевага цього застосунку — це одночасне поєднання:

• каси;

• POS-терміналу;

• електронного чеку в месенджер;

• сканера штрих-коду.

Встановивши застосунок, ви отримуєте 1 місяць безкоштовного користування, а далі сплачуєте 125 грн/місяць з одного ФОП без обмеження кількості кас. Працювати з застосунком зможуть навіть новачки, адже інтерфейс наповнений послідовними та зрозумілими підказками.